Aufwandsentschädigung: Zahlungen und Anspruch

In Deutschland erhalten Ehrenamtliche und Freiwillige häufig eine Aufwandsentschädigung für ihre Tätigkeit. In diesem ausführlichen Blog-Beitrag erklären wir Ihnen alles, was Sie über die Aufwandsentschädigung wissen müssen, welchen gesetzlichen Grundlagen sie unterliegt, wer Anspruch auf sie hat und wann sie gezahlt wird.

Wir berücksichtigen dabei auch aktuelle Gerichtsurteile und geben Ihnen wertvolle Tipps und FAQs aus juristischer Sicht, um Ihnen ein umfassendes Verständnis der Thematik zu ermöglichen.

Inhaltsverzeichnis

1. Definition der Aufwandsentschädigung
2. Gesetzliche Grundlagen der Aufwandsentschädigung
3. Wer hat Anspruch auf Aufwandsentschädigung?
4. Wann wird die Aufwandsentschädigung gezahlt?
5. Steuerliche Behandlung der Aufwandsentschädigung
6. Aktuelle Gerichtsurteile zur Aufwandsentschädigung
7. FAQs zur Aufwandsentschädigung
8. Verständnis und korrekter Umgang mit Aufwandsentschädigungen

Definition der Aufwandsentschädigung

Die Aufwandsentschädigung ist eine finanzielle Entschädigung, die an Ehrenamtliche oder Freiwillige für ihre Tätigkeit gezahlt wird. Sie soll die tatsächlich entstandenen Kosten und den Zeitaufwand für die Ausübung der Tätigkeit ausgleichen. Dabei kann die Aufwandsentschädigung als pauschaler Betrag oder basierend auf tatsächlich nachgewiesenen Ausgaben gezahlt werden.

Beispiele für Tätigkeiten, bei denen eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden kann:

• Vereinsvorstand
• Feuerwehrleute
• Helfer in sozialen Einrichtungen
• Übungsleiter im Sportverein

Gesetzliche Grundlagen der Aufwandsentschädigung

Die gesetzlichen Grundlagen der Aufwandsentschädigung finden sich in verschiedenen Gesetzen und Regelungen. Die wichtigsten sind:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – insbesondere §670 BGB
• Sozialgesetzbuch (SGB) – insbesondere §3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – insbesondere §4 Nr. 22 und Nr. 26 UStG

Im Bürgerlichen Gesetzbuch gibt es keine spezielle Regelung zur Aufwandsentschädigung für ehrenamtlich Tätige. Allerdings kann §670 BGB herangezogen werden, der besagt, dass ein Aufwendungsersatz für erforderliche Leistungen verlangt werden kann, wenn dies im konkreten Fall vereinbart wurde oder es eine rechtliche Verpflichtung zur Leistung gibt.

Im Einkommensteuergesetz ist die Aufwandsentschädigung in §3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG geregelt. Hier werden sogenannte Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale festgelegt, die steuerfrei sind. Die Übungsleiterpauschale ist auf 2.400 Euro jährlich begrenzt, die Ehrenamtspauschale auf 720 Euro jährlich.

Im Umsatzsteuergesetz können die Regelungen in §4 Nr. 22 und Nr. 26 UStG relevant sein. Hier ist festgelegt, dass bestimmte Tätigkeiten von der Umsatzsteuer befreit sind, wenn sie dem Gemeinwohl dienen und die Aufwandsentschädigung sich in einem angemessenen Rahmen bewegt.

Wer hat Anspruch auf Aufwandsentschädigung?

Grundsätzlich haben alle Personen Anspruch auf Aufwandsentschädigung, die ehrenamtlich oder freiwillig tätig sind und der Tätigkeit entweder keine Vergütung erhalten oder die entstandenen Kosten ihre Vergütung übersteigen. Dabei muss es sich nicht unbedingt um eine gemeinnützige oder mildtätige Tätigkeit handeln. Wichtig ist jedoch, dass die Tätigkeit ohne Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt wird.

Mögliche Anspruchsinhaber können sein:

• Vereinsmitglieder
• Feuerwehrleute
• Helfer in sozialen Einrichtungen
• Übungsleiter im Sportverein
• Organisatoren von Veranstaltungen und Events

In einigen Fällen kann jedoch durch Satzungsbestimmungen oder Vereinbarungen der Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung ausgeschlossen sein. Es ist daher wichtig, die jeweiligen Regelungen und Vereinbarungen im Einzelfall zu prüfen.

Wann wird die Aufwandsentschädigung gezahlt?

Die Zahlung der Aufwandsentschädigung kann sowohl als Einmalzahlung, monatlich oder in anderen zeitlichen Abständen erfolgen. Dies ist abhängig von den individuellen Vereinbarungen oder Satzungsbestimmungen der jeweiligen Organisation oder des Vereins. In einigen Fällen kann auch eine Abrechnung nach tatsächlich entstandenen Kosten vorgesehen sein.

Wichtig ist, dass die Aufwandsentschädigung grundsätzlich nur für tatsächlich entstandene Kosten oder einen im Voraus vereinbarten Pauschalbetrag gezahlt werden kann. Eine nachträgliche Anpassung des Betrages oder eine Gewährung von zusätzlichen Entschädigungen ist in der Regel nicht möglich.

Steuerliche Behandlung der Aufwandsentschädigung

Die steuerliche Behandlung der Aufwandsentschädigung ist abhängig von der Art der Tätigkeit und den gezahlten Beträgen. Grundsätzlich ist eine Aufwandsentschädigung als Einnahme zu versteuern, es sei denn, sie fällt unter die Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale nach §3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG.

Die Übungsleiterpauschale ist eine steuerfreie Aufwandsentschädigung von bis zu 2.400 Euro pro Jahr für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten im kulturellen, sportlichen, erzieherischen oder wissenschaftlichen Bereich. Um die Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden und darf nicht mehr als ein Drittel einer Vollzeittätigkeit umfassen.
• Die Tätigkeit muss im Dienst einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft ausgeübt werden.
• Der Tätige muss eine besondere fachliche Qualifikation oder Berufserfahrung besitzen.

Die Ehrenamtspauschale ist eine steuerfreie Aufwandsentschädigung von bis zu 720 Euro pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeiten im Dienst einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft. Um die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Tätigkeit muss im Dienst einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft ausgeübt werden.
• Die Tätigkeit darf nicht auf einer Anstellung beruhen.
• Die Tätigkeit darf nicht im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit ausgeübt werden.

Wenn die Voraussetzungen für die Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale gegeben sind, können auch höhere Beträge steuerfrei bleiben, sofern diese zur Deckung von tatsächlich entstandenen Kosten verwendet werden. Die steuerliche Behandlung von Aufwandsentschädigungen ist jedoch häufig komplex, und es ist ratsam, sich von einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten zu lassen.

Aktuelle Gerichtsurteile zur Aufwandsentschädigung

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen einige aktuelle Gerichtsurteile zur Aufwandsentschädigung vorstellen, die das Verständnis der Thematik fördern sollen:

Bundesfinanzhof, Urteil vom 07.06.2016, Az. VIII R 16/14

In diesem Urteil befasste sich der Bundesfinanzhof mit der Frage, ob die Ehrenamtspauschale zusätzlich zur Übungsleiterpauschale gewährt werden kann. Der BFH entschied, dass die Gewährung der Ehrenamtspauschale neben der Übungsleiterpauschale nicht ausgeschlossen ist, sofern die Tätigkeiten, für die die Aufwandsentschädigungen gewährt werden, voneinander abgrenzbar sind.

Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 26.06.2019, Az. 10 K 1010/18 E

In diesem Fall hatte ein Steuerpflichtiger neben seiner selbstständigen Tätigkeit als Architekt auch ehrenamtlich für verschiedene Vereine gearbeitet und einen Raum in seiner Wohnung für diese Tätigkeiten genutzt. Das Finanzgericht Düsseldorf entschied, dass bei einer gemischt genutzten Wohnung die Ehrenamtspauschale nicht zum Abzug der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer führt.

Finanzgericht Münster, Urteil vom 24.07.2019, Az. 7 K 241/19 E,P,U

In diesem Streitfall hatte ein Kampfsporttrainer für ein gemeinnütziges Sportzentrum an mehreren Trainingseinheiten Trainingskleidung gestellt und seinen Mitgliedern gegen eine Aufwandsentschädigung zur Verfügung gestellt. Das Finanzgericht Münster entschied, dass die Zahlung der Aufwandsentschädigung für die private Nutzung der Trainingskleidung steuerpflichtig ist.

FAQs zur Aufwandsentschädigung

Muss eine Aufwandsentschädigung immer in Geld gezahlt werden oder sind auch Sachleistungen möglich?

Eine Aufwandsentschädigung kann grundsätzlich auch in Form von Sachleistungen gewährt werden, wenn diese den tatsächlich entstandenen Aufwendungen entsprechen. Die steuerliche Behandlung von Sachleistungen sollte jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Kann ich auf meine Aufwandsentschädigung verzichten?

Grundsätzlich ist es möglich, auf eine Aufwandsentschädigung zu verzichten. In diesem Fall sollten Sie jedoch sicherstellen, dass eine entsprechende Vereinbarung über den Verzicht getroffen wird. Ein Verzicht auf eine Aufwandsentschädigung kann steuerliche Konsequenzen haben, die im Einzelfall geprüft werden sollten.

Gibt es eine Obergrenze für Aufwandsentschädigungen?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für die Höhe einer Aufwandsentschädigung. Allerdings sollte die Aufwandsentschädigung in einem angemessenen Verhältnis zu den entstandenen Kosten und dem Zeitaufwand der Tätigkeit stehen. Jeglicher Betrag, der über die steuerfreien Pauschalen hinausgeht, muss als Einnahme versteuert werden.

Wie sind Reisekosten im Zusammenhang mit der Aufwandsentschädigung zu behandeln?

Reisekosten, die im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit entstanden sind, können grundsätzlich als Teil der Aufwandsentschädigung geltend gemacht werden. Dabei können entweder tatsächliche Kosten oder pauschale Kilometer- bzw. Reisekostensätze angesetzt werden. Die steuerliche Behandlung von Reisekosten sollte im Einzelfall geprüft werden.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen bei der Gewährung von Aufwandsentschädigungen?

Die Gewährung von Aufwandsentschädigungen sollte grundsätzlich schriftlich dokumentiert und die entsprechenden Belege aufbewahrt werden. Bei Zahlungen, die über die steuerfreien Pauschalen hinausgehen, ist es erforderlich, die tatsächlich entstandenen Kosten nachzuweisen oder den Zahlungsempfänger zur Versteuerung der Einnahmen aufzufordern.

Verständnis und korrekter Umgang mit Aufwandsentschädigungen

Aufwandsentschädigungen spielen eine wichtige Rolle für Ehrenamtliche und Freiwillige in Deutschland. Sie bieten eine Möglichkeit, die entstandenen Kosten und den Zeitaufwand für die Ausübung ihrer Tätigkeiten auszugleichen. In diesem Beitrag haben wir die wichtigsten Aspekte der Aufwandsentschädigung wie Definition, gesetzliche Grundlagen, Anspruchsberechtigte, Zahlungsmodalitäten sowie die steuerliche Behandlung und aktuelle Gerichtsurteile betrachtet.

Der korrekte Umgang mit Aufwandsentschädigungen erfordert ein Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und eine sorgfältige Dokumentation. Bei Unklarheiten oder spezifischen Fragestellungen empfiehlt es sich, eine rechtliche oder steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Aufwandsentschädigung nicht nur eine Anerkennung für ehrenamtliches Engagement darstellt, sondern auch für alle Beteiligten rechtssicher und transparent gestaltet sein sollte. Auf diese Weise kann das Ehrenamt weiterhin einen wertvollen Beitrag zum Gemeinwesen leisten.