Im Zuge der Digitalisierung wächst das Datenvolumen von Unternehmen stetig. Mit dem wachsenden Datenaufkommen gewinnt auch das Thema Datenarchivierung zunehmend an Bedeutung. Doch nicht nur betriebswirtschaftliche Überlegungen sprechen für eine professionelle Archivierung von Daten. Auch aus rechtlicher Sicht ist die Datenarchivierung für Unternehmen ein hochrelevantes Thema.

Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Vorgaben zur Datenarchivierung umfassend und detailliert. Dabei wird auch auf praktische Tipps und Fallbeispiele eingegangen, um Ihnen ein fundiertes Verständnis für die komplexen Anforderungen zu vermitteln.

Warum ist die Datenarchivierung wichtig?

Die Datenarchivierung spielt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine entscheidende Rolle, sondern dient auch der langfristigen Sicherung von betriebsrelevanten Informationen. Fehlende Archivierung kann gravierende Folgen nach sich ziehen – von rechtlichen Sanktionen bis hin zu signifikanten betrieblichen Nachteilen. Unternehmen, die ihre Daten nicht ordnungsgemäß archivieren, riskieren:

  • Hohe Bußgelder wegen Verstößen gegen die gesetzlichen Bestimmungen
  • Reputationseinbußen durch Gerichtsverfahren und öffentliche Kritik
  • Verlust bedeutender Geschäftsinformationen und damit verbundene operative Risiken
  • Erhöhten administrativen Aufwand bei Wirtschaftsprüfungen und behördlichen Überprüfungen

Gesetzliche Vorgaben für die Datenarchivierung

Die gesetzlichen Anforderungen an die Datenarchivierung sind vielfältig und variieren je nach Branche und Land. In Deutschland sind vor allem folgende Gesetze relevant:

  • Abgabenordnung (AO): Diese regelt die steuerliche Aufbewahrungspflicht von Dokumenten und Daten. Gemäß § 147 AO sind relevante Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege bis zu zehn Jahre aufzubewahren.
  • Handelsgesetzbuch (HGB): Hier wird die Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen geregelt. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und sonstige Abschlussunterlagen müssen gemäß §§ 257 – 261 HGB ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): Diese Grundsätze spezifizieren die Anforderungen an die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen und Daten.
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO stellt ebenfalls Anforderungen an die Archivierung personenbezogener Daten, insbesondere unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Datensparsamkeit und der Zweckbindung.

Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch

Die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch bilden die Kernregelungen für die Archivierung steuerlicher und handelsrechtlicher Dokumente. Sie schreiben eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren vor. Zu den wesentlichen aufzubewahrenden Unterlagen gehören:

  • Handelsbücher und Inventare
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte
  • Buchungsbelege und Rechnungen
  • Bankunterlagen
  • Geschäftsbriefe und E-Mails mit geschäftlichem Inhalt

GoBD – Ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung digitaler Daten

Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an die elektronische Archivierung steuerrelevanter Daten. Diese Vorschriften beinhalten folgende wesentliche Punkte:

  • Elektronische Unterlagen müssen unveränderbar sowie jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
  • Die Einhaltung der GoBD muss dokumentiert und nachprüfbar sein.

Zur Verdeutlichung, wie Unternehmen diese Anforderungen praktisch umsetzen können, betrachten wir ein exemplarisches Praxisbeispiel.

Praxisbeispiel: Elektronische Rechnungsarchivierung

Ein mittelständisches IT-Unternehmen archiviert alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen elektronisch. Folgende Schritte sichert die Einhaltung der GoBD:

  • Rechnungen werden direkt nach dem Eingang digitalisiert und mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel versehen, um deren langfristige Unveränderlichkeit zu gewährleisten.
  • Die digitalisierten Rechnungen werden in einem revisionssicheren Archivierungssystem abgelegt, das nur berechtigten Mitarbeitern den Zugriff ermöglicht.
  • Regelmäßige Sicherungskopien und Backups sorgen dafür, dass die Daten auch im Fall eines Systemausfalls verfügbar bleiben.
  • Eine detaillierte Dokumentation beschreibt die eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD.

DSGVO – Regelungen zur Archivierung personenbezogener Daten

Die Datenschutz-Grundverordnung legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Dies betrifft auch die Archivierung dieser Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass:

  • Datensparsamkeit: Nur notwendige personenbezogene Daten archiviert werden.
  • Zweckbindung: Die Archivierung der Daten nur zu dem Zweck erfolgt, für den sie ursprünglich erhoben wurden.
  • Transparenz: Betroffene Personen müssen über die Archivierung ihrer Daten informiert werden.
  • Sicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden.
  • Löschungspflichten: Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder anonymisiert werden.

Die rechtlichen Herausforderungen der DSGVO-Migration werden deutlich in folgendem anonymisierten Fallbeispiel:

Fallbeispiel: DSGVO-konforme Archivierung in einem Gesundheitsunternehmen

Ein Unternehmen im Gesundheitsbereich archiviert Patientendaten digital. Zur Erfüllung der DSGVO werden folgende Maßnahmen ergriffen:

  • Eine Datenschutzfolgenabschätzung identifiziert potenzielle Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung.
  • Patientendaten werden verschlüsselt archiviert. Zugriffe sind auf autorisierte Personen beschränkt, und alle Zugriffe werden protokolliert.
  • Ein internes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gibt detaillierte Informationen über die archivierten Daten und die Verarbeitungszwecke.
  • Daten werden spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder anonymisiert.

Checkliste zur rechtskonformen Datenarchivierung

Zum Abschluss dieses Beitrags präsentieren wir Ihnen eine praktische Checkliste, um die Konformität Ihrer Datenarchivierung zu überprüfen:

  • Prüfen Sie die relevanten gesetzlichen Vorschriften (AO, HGB, GoBD, DSGVO) für Ihr Unternehmen.
  • Implementieren Sie ein revisionssicheres Archivierungssystem.
  • Stellen Sie sicher, dass alle archivierten Daten unveränderbar und jederzeit lesbar sind.
  • Schützen Sie archivierte Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
  • Erstellen Sie regelmäßige Sicherungskopien und dokumentieren Sie diesen Prozess.
  • Informieren Sie betroffene Personen über die Archivierung ihrer Daten.
  • Überwachen und dokumentieren Sie die Einhaltung aller Archivierungsvorschriften regelmäßig.
  • Löschen oder anonymisieren Sie Daten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Datenarchivierung

Um Ihnen noch mehr Klarheit zu verschaffen, beantworten wir einige der häufigsten Fragen zum Thema Datenarchivierung:

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?

Geschäftliche E-Mails gelten als Handels- und Geschäftsbriefe und müssen gemäß HGB und AO in der Regel sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Gibt es spezielle Anforderungen für die Archivierung von E-Rechnungen?

Ja, E-Rechnungen müssen gemäß GoBD unveränderbar und digital archiviert werden. Zudem müssen sie jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei der Archivierung von personenbezogenen Daten erforderlich?

Personenbezogene Daten müssen gemäß DSGVO durch Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitskopien geschützt werden.

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