Datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitung: Was Unternehmen beachten müssen

Wie können Bußgelder in Millionenhöhe durch mangelhafte Auftragsverarbeitung vermieden werden?

Die Relevanz der datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung für Unternehmen ist immens, insbesondere hinsichtlich der sicheren und DSGVO-konformen Bearbeitung von personenbezogenen Daten. Versäumnisse in diesem Bereich können zu gravierenden finanziellen Strafen führen. Diese können Bußgelder von bis zu 2% des Jahresumsatzes oder 10 Mio. Euro umfassen. Es ist obligatorisch für Unternehmen, sicherzustellen, dass die von ihnen beauftragten Verarbeiter strikt nach ihren Anweisungen handeln.

Die Handlungsweise der Verarbeiter darf sich nicht auf die Nutzung der Daten für eigene Zwecke erstrecken.

Durch die Datenschutzgrundverordnung wird von Unternehmen verlangt, alle relevanten Datenschutzvorschriften penibel einzuhalten. Dies dient der Vermeidung haftungsrechtlicher Konsequenzen und fördert das Vertrauen der Endnutzer in den Datenschutz.

Was ist datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitung?

Die datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitung bildet einen essenziellen Pfeiler der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es beschreibt den Prozess, bei dem personenbezogene Daten von einem Dritten, dem Auftragsverarbeiter, im Namen des primär Verantwortlichen bearbeitet werden. Dies ist häufig der Fall bei Dienstleistungen wie IT-Support, Cloud-Speicherung oder der Lohnbuchhaltung. Solche Prozesse erfordern ein hohes Maß an Vertrauen und Compliance.

Definition und rechtlicher Rahmen

Ein Auftragsverarbeiter wird in Art. 4 Nr. 8 DSGVO definiert als jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Namen des Verantwortlichen verarbeitet. Der Auftragsverarbeiter muss strengen Vorgaben folgen und Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um Daten zu schützen. Ein zentraler Aspekt ist dabei der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der klare Sicherheitsverpflichtungen enthält. Dieser Vertrag muss den Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 DSGVO genügen.

Typische Beispiele der Auftragsverarbeitung

Unternehmen bedienen sich verschiedener Auftragsverarbeiter, um ihre Operationen zu optimieren:

• Webhosting und Cloudspeicherung
• Externe Gehaltsabrechnung und Buchhaltung
• Werbeagenturen und Marketingdienstleistungen
• Kundendienst-Callcenter

Die korrekte Auswahl eines Auftragsverarbeiters ist von entscheidender Bedeutung. Jede Auftragsverarbeiter Vereinbarung muss schriftlich oder elektronisch dokumentiert sein. Dies dient dazu, Verantwortlichkeiten und Datenschutzmaßnahmen genau festzulegen.

Ein nicht zu unterschätzendes Element ist die Pflicht des Auftragsverarbeiters zur Führung eines Verzeichnisses aller Verarbeitungsaktivitäten. Zudem muss eine Kooperation mit Datenschutzbehörden gewährleistet sein. Ungenügende Sorgfalt in der Auswahl oder in der vertraglichen Ausgestaltung kann gravierende rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen.

Rechtliche Voraussetzungen und Bestimmungen

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert anspruchsvolle Rahmenbedingungen für die Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten. Hierdurch werden an alle Beteiligten strenge Anforderungen gestellt. Die Regelungen verlangen von Unternehmen, die Dienstleister mit der Datenverarbeitung beauftragen, sämtliche gesetzliche Auflagen zu erfüllen. So wird der Datenschutz in der Auftragskette sichergestellt.

Art. 28 DSGVO und seine Anforderungen

Ein schriftlicher Vertrag, der den Datenschutz bei der Auftragsverarbeitung regelt, ist nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO unabdingbar. Dieser Vertrag muss Mindestanforderungen erfüllen. Zu diesen gehören die Art der Daten, der Zweck ihrer Verarbeitung, sowie die Kontroll- und Duldungspflichten. Die Missachtung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

Auftragsverarbeiter dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden. Sie haben den Anweisungen des Dateneigentümers zu folgen. Dies gewährleistet, dass die Hoheit über die Daten beim Verantwortlichen bleibt. Die Einbindung von Cloud- und Wartungsdienstleistern verkompliziert diese Beziehungen oft und erfordert sorgfältige vertragliche Vereinbarungen.

Abgrenzung: Auftragsverarbeiter vs. Verantwortlicher

Die Rolle eines Auftragsverarbeiters unterscheidet sich wesentlich von der eines Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter agiert nach genauen Vorgaben des Verantwortlichen, ohne Einfluss auf die Datenzwecke zu nehmen. Im Gegensatz dazu legen Verantwortliche die Ziele und Mittel der Datenverarbeitung selbst fest.

Art. 4 Nr. 8 DSGVO klärt, wann eine Auftragsverarbeitung vorliegt. Artikel 26 Abs. 1 spezifiziert, dass eine gemeinsame Verantwortung entsteht, wenn die Ziele und Mittel der Verarbeitung gemeinsam festgelegt werden. Es ist entscheidend, für jeden einzelnen Fall die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung zu prüfen.

Die Nutzung von Cloud- und/oder Wartungsdienstleistern stellt eine besondere Herausforderung dar. In solchen Szenarien kann ein spezieller Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig werden. Dies dient der Sicherstellung des Datenschutzes durch den Auftragsverarbeiter.

Vertragsinhalte und praktische Umsetzung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordert umfangreiche Pflichten, die im Auftragsverarbeitungsvertrag präzise verankert sein müssen. Unternehmen müssen ihre Verträge mit Auftragsverarbeitern an die rechtlichen Voraussetzungen anpassen. Dabei ist es wesentlich, alle notwendigen Pflichtangaben aufzunehmen.

Pflichtangaben im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO umfasst bestimmte Pflichtangaben. Diese beinhalten den Gegenstand und die Dauer der Datenverarbeitung. Es zählt auch die Art und der Zweck der Verarbeitung dazu.

Weiterhin muss der Vertrag die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien der betroffenen Personen definieren. Nicht zu vergessen sind die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen sowie die Meldung von Datenschutzverletzungen.

Es ist zudem erforderlich, dass Regelungen zu Subunternehmern und exakte Verarbeitungsanweisungen festgelegt werden. Auftragsnehmer sind angehalten, diese Anforderungen exakt einzuhalten, um juristische Konformität zu gewährleisten.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Für die Absicherung personenbezogener Daten sind passende technische und organisatorische Maßnahmen von hoher Bedeutung. Wichtige Maßnahmen inkludieren die Verschlüsselung der Daten und die Gewährleistung ihrer Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.

Zu den Maßnahmen zählen ebenso regelmäßige Überprüfungen der Sicherheitsvorkehrungen. Dies umfasst Bewertungen ihrer Wirksamkeit sowie Zutritts- und Zugriffskontrollen.

Um den Vorgaben der DSGVO zu entsprechen und datenschutzrechtliche Sicherheit fortlaufend zu verbessern, ist eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung dieser Maßnahmen unabdingbar.

Auswahl eines zuverlässigen Auftragsverarbeiters

In unserer datengetriebenen Wirtschaft ist die Wahl eines kompetenten Auftragsverarbeiters entscheidend. Diese Entscheidung birgt Risiken bezüglich des Datenschutzes. Somit fordert die DSGVO von Auftraggebern, bei deren Auswahl besonders umsichtig zu agieren. Es geht darum, den Datenschutz gemäß festgelegter Vorschriften zu gewährleisten. Folglich sind alle relevanten Kriterien sorgfältig zu prüfen.

Kriterien für die Auswahl

Fachkenntnisse, Zuverlässigkeit und angemessene Ressourcen stehen bei der Auswahl an vorderer Stelle. Es empfiehlt sich, Auftragsverarbeiter zu wählen, die effiziente Datenschutzstrategien umsetzen. Ein Nachweis hierfür könnten ein Datenschutzaudit oder ein Gütesiegel sein. Zudem ist die regelmäßige Schulung des Personals unerlässlich.

Bei Datenübertragungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist besondere Sorgfalt geboten. Außerdem muss der Dienstleister einen zuverlässigen Betrieb garantieren. Die Auswahl sollte nicht primär aufgrund der Kosten erfolgen. Ein überzeugendes Datenschutzkonzept ist ausschlaggebend.

Häufige Fehler bei der Auswahl

Ein verbreiteter Fehler ist die mangelhafte Prüfung eines Dienstleisters. Dadurch können die Datenschutzanforderungen vernachlässigt werden, was schwerwiegende Folgen hat. Eine regelmäßige Überprüfung des Auftragsverarbeiters ist daher geboten. Niedrige Kosten als Hauptkriterium setzen eine Organisation erheblichen Risiken aus.

Ein vertrauenswürdiger Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten strikt nach Weisung seines Auftraggebers und meldet Datenpannen unverzüglich. Dies ist für die Einhaltung der DSGVO und den Aufbau vertrauenswürdiger Geschäftsbeziehungen entscheidend.