Als Unternehmer sind Sie stets auf der Suche nach Möglichkeiten, Kosten zu reduzieren und Ihre Steuerlast zu optimieren. Eine der großen Finanzierungsquellen ist die Gewerbemiete, die als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar ist. In diesem umfangreichen Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Gewerbemiete steuerlich absetzen können, um bei der Steuererklärung Geld zu sparen und Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten.

Gewerbemiete und ihre steuerlichen Auswirkungen

Bevor wir uns mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Gewerbemieten befassen, ist es wichtig, die verschiedenen Aspekte der Gewerbemiete zu verstehen und wie sie sich auf Ihre Steuerlast auswirken. Hier sind die Hauptfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Gewerbemietrecht: Die Gewerbemiete bezieht sich auf den Mietvertrag, der zwischen einem Vermieter und einem Unternehmen für die Nutzung von Räumlichkeiten für gewerbliche Zwecke geschlossen wird. Dabei gelten unterschiedliche Gesetze und Regelungen im Vergleich zur Miete für private Wohnzwecke.
  • Vertragslaufzeit: Gewerbemietverträge haben in der Regel eine längere Laufzeit als private Mietverträge. Die Vertragslaufzeit kann zwischen einigen Monaten und mehreren Jahren liegen, wobei Optionen zur Verlängerung der Laufzeit vereinbart werden können.
  • Betriebskosten: Neben der Miete fallen zusätzliche Kosten für die Instandhaltung und den Betrieb des Mietobjekts an. Diese können beispielsweise Heizkosten, Wasser, Strom oder Wartungsarbeiten umfassen.
  • Mietzins, Nebenkosten und Kaution: Bei der Gewerbemiete sind die Mietzahlungen, Nebenkosten (wie Betriebskosten) und die Kaution im Mietvertrag festgelegt. Rechtlich sind diese Kosten als Betriebsausgaben zu betrachten, die bei der Einkommens- und Gewerbesteuer absetzbar sind.

Wie Sie Ihre Gewerbemiete steuerlich absetzen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Ihre Gewerbemiete steuerlich abzusetzen, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Betriebsausgaben ermitteln

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die Ihnen als Unternehmer im Zusammenhang mit Ihrem Gewerbebetrieb entstehen. Für die steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Gewerbemiete sollten Sie alle relevanten Betriebsausgaben auflisten, die im Zusammenhang mit der Miete des Objekts stehen:

  • Mietzahlungen
  • Nebenkosten (z. B. Betriebskosten, Wartung, Reinigung)
  • Kaution und Mietkaution
  • Gebühren für die Anmietung (z. B. Maklerprovision, Vertragskosten)
  • Renovierungs- und Modernisierungskosten

Schritt 2: Einkommens- und Gewerbesteuererklärung vorbereiten

Um die Gewerbemiete steuerlich abzusetzen, müssen Sie Ihre Einkommens- und Gewerbesteuererklärung einreichen. In diesen Steuererklärungen wird Ihre gesamte steuerpflichtige Einkünfte aus Ihrem Unternehmen aufgeführt. Erfassen Sie die Betriebsausgaben aus Schritt 1 in den relevanten Formularen Ihres Finanzamtes:

  • Einkommenssteuererklärung: Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) oder Anlage G (Gewerbebetriebe, u. a. für bilanzierende Unternehmen)
  • Gewerbesteuererklärung: Formular GewSt 1 A (Gewerbesteuererklärung)

Schritt 3: Steuerliche Absetzbarkeit von Betriebsausgaben beantragen

In Ihren Steuererklärungen sollten Sie die geltend gemachten Betriebsausgaben im Zusammenhang mit der Gewerbemiete in den entsprechenden Zeilen eintragen. In der Regel können Sie die Beträge aus der Anlage EÜR in die Zeilen „Miet- und Pachtzinsen“ und „Instandhaltung“ Ihrer Gewerbesteuererklärung (Formular GewSt 1 A) übertragen.

Wichtig ist, dass Sie alle Belege, Quittungen und Verträge im Zusammenhang mit Ihrer Gewerbemiete sorgfältig aufbewahren, um etwaige Rückfragen oder Prüfungen des Finanzamtes nachvollziehen zu können.

Beispiele für die steuerliche Absetzbarkeit von Gewerbemieten

Hier einige Beispiele, wie Sie als Unternehmer die Gewerbemiete steuerlich absetzen können:

  • Einzelunternehmer: Als Inhaber eines kleinen Einzelhandelsgeschäfts zahlen Sie monatlich 2.000 Euro Miete und 250 Euro Nebenkosten. In diesem Fall können Sie jährlich 24.000 Euro Mietzahlungen und 3.000 Euro Nebenkosten als Betriebsausgaben in Ihrer Einkommens- und Gewerbesteuererklärung absetzen.
  • Freiberufler: Als freiberuflicher Grafiker mieten Sie für Ihre Büroräume eine Gewerbefläche und zahlen dafür monatlich 1.000 Euro Miete sowie 150 Euro Nebenkosten. In diesem Fall können Sie jährlich 12.000 Euro Mietzahlungen und 1.800 Euro Nebenkosten als Betriebsausgaben in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.
  • Unternehmer mit mehreren Standorten: Als Unternehmer betreiben Sie mehrere Geschäftsstellen und zahlen insgesamt 10.000 Euro monatliche Miete und 2.000 Euro Nebenkosten. In diesem Fall können Sie jährlich 120.000 Euro Mietzahlungen und 24.000 Euro Nebenkosten als Betriebsausgaben in Ihrer Einkommens- und Gewerbesteuererklärung absetzen.

FAQs zur steuerlichen Absetzbarkeit von Gewerbemieten

Kann ich die Umsatzsteuer auf meine Gewerbemiete absetzen?

Ja, wenn Sie als Unternehmer mehrwertsteuerpflichtig sind, können Sie die von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer auf Ihre Gewerbemiete als Vorsteuer bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung abziehen.

Kann ich die Renovierungskosten meiner Gewerberäume steuerlich absetzen?

Ja, Renovierungskosten im Zusammenhang mit Ihren Gewerberäumen gelten als Betriebsausgaben und können steuerlich abgesetzt werden. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen sofort abziehbaren Erhaltungsaufwendungen und über mehrere Jahre abzusetzenden Herstellungskosten. Erstere, wie zum Beispiel Schönheitsreparaturen, können sofort und vollständig steuerlich geltend gemacht werden. Bei letzteren betrifft dies z. B. grundlegende Modernisierungsmaßnahmen, welche über einen Abschreibungszeitraum verteilt abgesetzt werden.

Wie lange muss ich Belege und Dokumente im Zusammenhang mit meiner Gewerbemiete aufbewahren?

Als Unternehmer müssen Sie Belege und Dokumente, die Ihre Betriebsausgaben betreffen, in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Dieser Zeitraum beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder das letzte Dokument erstellt wurde. Für steuerlich relevante Unterlagen, wie z. B. Mietverträge, Rechnungen und Quittungen, gelten diese Aufbewahrungsfristen gemäß §§ 147 Abs. 1, 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO).

Was passiert, wenn das Finanzamt meine Gewerbemiete nicht als Betriebsausgabe anerkennt?

Wenn das Finanzamt Ihre Gewerbemiete nicht als Betriebsausgabe anerkennt, kann dies zu einer höheren Steuerlast führen. In diesem Fall sollten Sie die Gründe für diese Entscheidung prüfen, um festzustellen, ob das Finanzamt einen Fehler gemacht hat oder ob Ihre Ausgaben tatsächlich nicht als Betriebsausgaben gelten. Sollten Sie der Meinung sein, dass das Finanzamt zu Unrecht Ihre Gewerbemiete nicht als Betriebsausgabe anerkennt, empfiehlt es sich, einen Einspruch gegen den Steuerbescheid einzulegen und die Sachlage mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt zu klären.

Wie kann ich die Gewerbemiete bei gemischt genutzten Räumlichkeiten steuerlich absetzen?

Wenn Sie Gewerberäume sowohl für betriebliche als auch für private Zwecke nutzen, müssen Sie eine Aufteilung der Miet- und Nebenkosten nach dem jeweiligen Nutzungsverhältnis vornehmen. In der Regel wird die Aufteilung nach der Fläche vorgenommen, wobei der Anteil der betrieblich genutzten Fläche an der Gesamtfläche ermittelt wird. Die entsprechenden Betriebsausgaben können dann anteilig in Ihrer Einkommens- und Gewerbesteuererklärung abgesetzt werden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Gewerbemiete steuerlich absetzen zu können?

Um Ihre Gewerbemiete steuerlich abzusetzen, müssen Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie führen ein Unternehmen oder sind als Freiberufler tätig.
  • Die Raumkosten (Miete, Nebenkosten usw.) stehen in direktem Zusammenhang mit Ihrem Gewerbebetrieb oder Ihrer freiberuflichen Tätigkeit und sind im Mietvertrag entsprechend deklariert.
  • Die Miet- und Nebenkosten sind angemessen und entsprechen dem ortsüblichen Niveau.
  • Die von Ihnen gezahlte Miete und Nebenkosten dürfen nicht überhöht sein und sollten in einem angemessenen Verhältnis zum erzielten Umsatz und Gewinn Ihres Unternehmens stehen.

Fazit: Gewerbemiete steuerlich absetzen und Steuervorteile nutzen

Die steuerliche Absetzbarkeit von Gewerbemieten kann Unternehmern eine beträchtliche Ersparnis bei ihrer Steuerlast bieten. Durch eine genaue Kenntnis der gesetzlichen Regelungen und die Nutzung von Steuervorteilen können Sie effektiv Betriebsausgaben reduzieren und wertvolle Ressourcen für Ihr Unternehmen sparen. Mit Hilfe dieses Leitfadens sollten Sie nun in der Lage sein, Ihre Gewerbemiete eigenständig oder in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt korrekt und steuersparend abzusetzen.

Wenn Sie noch weitere Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Gewerbemieten haben oder eine professionelle Unterstützung bei der Geltendmachung Ihrer Betriebsausgaben wünschen, wenden Sie sich gerne an unsere erfahrenen Rechtsanwälte und Steuerberater. Wir sind stets bereit, Ihnen bei Ihrer Steueroptimierung zur Seite zu stehen und Ihre Interessen erfolgreich zu vertreten.

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