Handelsregister – wie läuft die Anmeldung ab?

Handelsregister: Wann ist ein Eintrag erforderlich? Fast jeder, der in Deutschland ein Unternehmen gründet, muss es in das Handelsregister eintragen lassen. Da das Handelsregister in Deutschland eine lange Tradition hat, genießen die dort eingetragenen Unternehmen ein hohes Maß an öffentlichem Vertrauen und Respekt bei ihren Verbrauchern und Geschäftspartnern.

Die Eintragung eines neuen Unternehmens in das Handelsregister ist für viele Unternehmerinnen und Unternehmer eine Selbstverständlichkeit. Doch wer kann sich in das Handelsregister eintragen lassen, wie schwierig ist das Antragsverfahren und wie viel kostet die Eintragung?

In diesem Beitrag erläutern Ihnen die Anwälte der Kanzlei Herfurtner, wer in das Handelsregister eingetragen werden muss und welche Informationen über Unternehmen gespeichert werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau ist das Handelsregister?
2. Handelsregistereintrag: wichtige Infos für Sie
3. Beispiele für Handelsregisteranmeldungen
4. Wie lautet die Handelsregisternummer des Unternehmens
5. Ein Eintrag in das Handelsregister ist lohnenswert

Was genau ist das Handelsregister?

Die Amtsgerichte verfügen über ein elektronisches Register für Kaufleute und Handelsunternehmen, in dem diese eingetragen und bestimmte Rechtsgeschäfte öffentlich gemacht werden. (§ 8 I HGB, 374 Nr. 1 FamFG) (Grundsatz der Publizität). Auch der durch das EHUG eingeführte § 8b HGB, das Handelsregister und die elektronischen Partnerschafts- und Genossenschaftsregister, die seit der Einführung des EHUG am 1. Januar 2007 elektronisch geführt werden, erfüllen den Publizitätsgedanken.

Das HGB und verwandte Gesetze (z.B. das Aktiengesetz) sehen vor, dass Tatsachen, die eine Eintragung in das Handelsregister erfordern, registriert und gemeldet werden müssen. Die Eintragung kann mit einem Bußgeld erzwungen werden oder in seltenen Fällen auch von Amts wegen erfolgen. Die Legaldefinition des Begriffs „Handelsregister“ findet sich in HGB 8 II.

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen. Einerseits gibt es eine für Privatpersonen und kleine Unternehmen (e.K., OHG, KG). Andererseits existiert eine Abteilung für Unternehmensangelegenheiten (DCA) (GmbH, AG).

Die Bevölkerung hat Vertrauen in das Handelsregister. Die Richtigkeit der Eintragungen und der dazugehörigen Bekanntmachungen sichert daher den rechtmäßigen Rechtsverkehr nur bedingt ab. Der Inhalt der Eintragung wird von der Regierung im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Jede einzelne Eintragung wird in ihrer Gesamtheit veröffentlicht.

Wesentliche Vorzüge des Handelsregisters

Das Handelsregister ist in dreifacher Hinsicht vorteilhaft.

1. Das Handelsregister hat eine Informations- und Kategorisierungsfunktion. Dadurch gewinnen die eingetragenen Unternehmen bei Verbrauchern an Vertrauen.
2. Auch viele Wirtschaftsverbände und Finanzinstitute benötigen vor Aufnahme oder Beendigung einer neuen Geschäftsbeziehung einen Handelsregisterauszug, damit sich potenzielle Geschäftspartner und Verbraucher vorab ein Bild von der Firma machen können.
3. Darüber hinaus kann ein Eintrag im Handelsregister dazu beitragen, den Namen Ihres Unternehmens zu schützen.

Handelsregistereintrag: wichtige Infos für Sie

Theoretisch müssen alle Gewerbetreibenden eingetragen werden. Die Eintragung eines Unternehmens in das Handelsregister berechtigt seine Gründer zu allen Privilegien und Pflichten, die mit der Kaufmannseigenschaft verbunden sind. Durch die Eintragung in das Handelsregister wird aus einer GbR sofort eine oHG.

Die Eintragung ist beispielsweise für folgende Personen und Unternehmen verpflichtend:

• Personen, die Dinge verkaufen (Einzelunternehmen)
• Kommanditgesellschaften
• Aktiengesellschaften

Handelsregister: Welchen Status haben Freiberufler?

Unabhängige Auftragnehmer wie Freiberufler sind die einzigen Selbstständigen, die weder als Einzelpersonen noch als Kapitalgesellschaften wie die Freiberufler-GbR oder die PartG in das Handelsregister eingetragen werden können. Diese werden stattdessen im Partnerschaftsregister eingetragen.

Das Amtsgericht kann die Eintragung durchführen

Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht in das Handelsregister eintragen lassen, ist das Amtsgericht dazu befugt, dies zu tun. Bei Zwangsstrafen sind in diesem Fall Geldstrafen von bis zu 5.000 Euro nicht unüblich.

Handelsregister: Überdenken Sie die freiwillige Eintragung

Das Handelsregister steht Einzelunternehmen und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GbRs) offen. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile dieser Eintragung sorgfältig abzuwägen, da sie nicht in allen Situationen gültig ist. In einigen Fällen kann die freiwillige Eintragung ins Handelsregister jedoch von Vorteil sein. Andererseits sind Organisationen, die sich für einen Eintrag in das Handelsregister entscheiden, an eine Reihe von Anforderungen gebunden.

Grundsätzlich setzt ein Antrag auf Eintragung in das Handelsregister voraus, dass Sie bestimmte Informationen bei einem Notariat einreichen.

Handelsregistereintrag: Was müssen Sie in einem Antrag angeben?

Um eine GmbH zu werden, muss ein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen werden. Die Anmeldung muss von allen Geschäftsführern vorgenommen werden, auch wenn jeder von ihnen die Gesellschaft allein vertreten darf.

Sowohl für die Anmeldung als auch für die vorzulegenden Namensunterschriften ist eine notarielle Beglaubigung erforderlich.

Die Satzung einer Organisation muss die folgenden Informationen enthalten.

• Den Namen des Unternehmens
• Den Hauptgeschäftssitz des Unternehmens
• Das Leitbild des Unternehmens
• Die Höhe des Eigenkapitals
• Das Datum, an dem die Kooperationsvereinbarung unterzeichnet wurde.

Darüber hinaus werden die Geschäftsführer und ihre jeweiligen Vertretungsrechte in der Anmeldung aufgeführt. Die folgenden Angaben sind obligatorisch:

• Die Satzung der Organisation sowie ihre Fähigkeit, ihre Mitglieder zu vertreten.
• Die Rechtmäßigkeit der Führungskräfte des Unternehmens
• Eine Liste der Anteilseigner, einschließlich ihrer Namen, Geburtsdaten, Wohnsitze und der Höhe der Erstinvestition jedes Anteilseigners
• Wenn der Zweck des Unternehmens eine staatliche Genehmigung erfordert, ist eine Bescheinigung über die Genehmigung erforderlich.
• Zusicherung, dass die entsprechenden Kapitaleinlagen eingezahlt wurden und der Unternehmensleitung endgültig zur Verfügung stehen (bei einer Einpersonen-GmbH die Zusicherung, dass die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheit geleistet wurde)
• Berichte und Verträge, auf denen die Bestimmung der Sacheinlagen beruht, müssen vorgelegt werden, um Unklarheiten zu vermeiden.
• Bei Sacheinlagen sind Dokumente erforderlich, die bestätigen, dass der Wert einer Sacheinlage dem Betrag der Sachspende entspricht.

Beispiele für Anmeldungen im Handelsregister

In diesem Abschnitt erläutern wir Ihnen, welche Informationen offene Handelsgesellschaften, Einzelkaufleute und Personengesellschaften bei der Anmeldung in das Handelsregister angeben müssen.

Antrag der offenen Handelsgesellschaft

Wenn die offene Handelsgesellschaft nach Art und Umfang ein Handelsgewerbe betreibt, muss sie ebenfalls eingetragen werden. Das Anmeldeformular muss von allen Gesellschaftern unterschrieben und zusammen mit ihren notariell beglaubigten Unterschriften und den Angaben zur Gesellschaft beim Gericht eingereicht werden, damit es zu den Akten genommen werden kann.

Folgende Angaben sind erforderlich.

• Der Name des Unternehmens und seine Rechtsform
• Der Hauptsitz des Unternehmens
• Vornamen, Nachnamen, Geburtsdaten und Wohnorte aller Gesellschafter
• Tätigkeitsbereich des Unternehmens
• Falls erteilt, das Recht zur Prokura

Antrag einer Kommanditgesellschaft

Erst nach der Eintragung im Handelsregister kann eine Personengesellschaft in eine Kommanditgesellschaft umgewandelt werden. Dem Scheidungsantrag eines jeden Gesellschafters müssen die Unterschriften der Vertretungsberechtigten beigefügt werden.

Der Antrag einer Kommanditgesellschaft muss zusätzlich zu den Angaben für eine offene Handelsgesellschaft folgende Angaben enthalten:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum und Adresse der Kommanditisten.
• Die Höhe der Einlage jedes Kommanditisten (Haftsumme)

Handelsregister: Antrag des Einzelkaufmanns

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Firma und den Ort seiner Niederlassung bei dem Gericht, in dessen Bezirk sich die Niederlassung befindet, zur Eintragung anzumelden, es sei denn, seine Tätigkeit erfordert nach Art und Umfang keinen eingerichteten Gewerbebetrieb.

Zusätzlich zum Antrag muss er dem Gericht eine notariell beglaubigte Kopie seiner Namensunterschrift sowie den Namen und die Anschrift seiner Firma vorlegen. Erforderliche Angaben sind die folgenden.

• Name und Rechtsform des Unternehmens
• Der Standort, an dem das Unternehmen gegründet wurde.
• Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift des Unternehmers sind anzugeben.
• Eine Abteilung eines Unternehmens
• Ggf. die Erteilung einer Prokura

Antrag einer ausländischen Personengesellschaft

Eine ausländische Personengesellschaft, die in Deutschland eine Niederlassung eröffnen will, muss einen Antrag auf Eintragung in das Handelsregister in Deutschland stellen. Sofern das Recht des Herkunftslandes nichts anderes vorschreibt, sind die gleichen Angaben und Unterlagen vorzulegen und einzureichen wie bei der Gründung der Gesellschaft.

Handelsregisterantrag einer Personengesellschaft

Um eine Zweigniederlassung in Deutschland zu eröffnen, muss eine Personengesellschaft (OHG, KG) mit Sitz in Deutschland ihre Zweigniederlassung in das Handelsregister eintragen lassen. Um die Eintragung abzuschließen, müssen die notwendigen Unterschriften durch den Gerichtsvollzieher der Zweigniederlassung geleistet werden. Über die Zweigniederlassung sind die gleichen Angaben zu machen, wie sie zu Beginn über die Hauptfirma abgefragt wurden.

Regelungen zum Eintrag in das Handelsregister

Bevor Sie ins Handelsregister eingetragen werden können, müssen Sie einen Notar aufsuchen. Er wird Ihre Unterlagen überprüfen und eine gründliche Prüfung vornehmen.

Wenn Ihr Notar den Kontoauszug und den Einzahlungsbeleg von Ihnen erhalten hat, kann er mit der Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister beginnen, indem er den Antrag und alle wichtigen Unterlagen per E-Mail an das Registergericht schickt.

Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei Unternehmen, deren Eintragung sechs bis acht Wochen dauern kann.

Was muss bei der Eingabe der Daten beachtet werden?

Änderungen der Daten Ihres Unternehmens müssen im Handelsregister bekannt gegeben werden. Wenn Sie eine neue Niederlassung eröffnen oder einen neuen Prokuristen benennen, müssen Sie dies Ihrem Notariat mitteilen, damit dieses die Änderung vornehmen kann. Sie sind daher gesetzlich verpflichtet, uns jede Änderung Ihrer persönlichen Daten mitzuteilen. Die geschätzten Kosten für jede Aktualisierung der Gewerbeanmeldung liegen zwischen 100 und 250 EUR.

Meldepflichtige Vorfälle

Was ist mit Ihrem Unternehmen seit Ihrer Anmeldung passiert? Es gibt einige Vorkommnisse, die dem Handelsregister sofort nach ihrem Auftreten gemeldet werden müssen. Nur dann können die Änderungen vor Gericht durchgesetzt werden. Fast alle dieser Vorgänge erfordern eine neue notarielle Beurkundung.

Eine verspätete oder unterlassene Eintragung in das Handelsregister kann mit einem Bußgeld von bis zu mehreren tausend Euro geahndet werden. Von neuen Geschäftsführern muss schriftlich versichert werden, dass keine Bedingungen vorliegen, die ihrer Bestellung entgegenstehen, wie z. B. eine Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung.

Nachfolgend finden Sie eine Liste von Ereignissen, die in der Medienberichterstattung berücksichtigt werden sollten:

• Ein Gerichtsverfahren wegen Insolvenz
• Änderung des Firmennamens
• Gründung, Löschung und Verlegung einer Niederlassung
• Die Einstellung und Abberufung des bisherigen Geschäftsführers
• Die Erteilung von Prokura
• Änderung des Namens
• Änderung des Gesellschaftszwecks
• Änderungen des Gesellschaftsvertrags

Wie viel kosten Handelsregistereinträge?

Die Kosten für die Eintragung eines Unternehmens in das Handelsregister variieren je nach Größe und Rechtsform des Unternehmens. Der Preis setzt sich aus den Anmelde- und Beurkundungsgebühren sowie den Gebühren für die notarielle Unterstützung zusammen.

In der Regel kostet die Anmeldung eines Einzelunternehmens zwischen 200 und 300 EUR. Für die Anmeldung eines größeren Unternehmens mit mehreren Eigentümern und einem größeren Geschäftskapital können bis zu 700 EUR anfallen.

Die Handelsregisteranmeldung beim Gewerbeamt

Sie können sich nun beim Gewerbeamt mit dem Antrag auf Gewerbeanmeldung anmelden. Füllen Sie das Formular zur Gewerbeanmeldung aus und geben Sie es zusammen mit Ihrem Handelsregisterauszug beim Gewerbeamt ab.

Wie lautet die Handelsregisternummer des Unternehmens?

Eine Handelsregisternummer wird Ihrem Unternehmen zugeteilt, sobald es im Handelsregister eingetragen ist. Jedes Unternehmen, das im Handelsregister eingetragen ist, kann dank der Handelsregisternummer eindeutig identifiziert werden. Damit sind Missverständnisse mit anderen Unternehmen ausgeschlossen.

Sie müssen Ihre Handelsregisternummer sowie den Namen und die Anschrift des zuständigen Registergerichts auf allen Geschäftsbriefen, einschließlich E-Mails, angeben. Auch das Impressum Ihrer Website sollte diese Angaben enthalten.

Um Vertrauen aufzubauen und zahlreiche Aufträge zu erhalten, macht es eine Handelsregisternummer für Ihre Kunden oder Geschäftspartner einfach, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren.

Die Rechnung, die Sie nach dem Handelsregistereintrag erhalten, wird unter anderem die Handelsregisternummer enthalten. Eine Kopie des Handelsregisters mit Ihrer Handelsregisternummer wird Ihnen in der Regel automatisch zugesandt, sobald Sie sich angemeldet haben.

Handelsregisternummern sehen wie folgt aus

Folgende Punkte sind hinsichtlich der Handelsregisternummer zu beachten.

• Die Handelsregisternummer Ihres Unternehmens setzt sich aus Buchstaben und einer mehrstelligen Zahl zusammen. Ein Beispiel dafür ist HRA 61755.
• Die Buchstabenfolge am Ende der Handelsregisternummer Ihres Unternehmens gibt die Abteilung des Handelsregisters an, in der Ihr Unternehmen eingetragen ist.
• In Abschnitt A der staatlichen Formulare für die Gewerbeanmeldung müssen alle Arten von Unternehmen eingetragen werden, einschließlich Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Genossenschaften.
• Alle Handelsregisternummern beginnen mit der Nummer des Unternehmens. HRA ist der erste Buchstabe der Handelsregisternummern.
• Alle Unternehmen sind verpflichtet, ihre ersten Unterlagen gemäß Teil B des Corporations Act einzureichen. Die Buchstabenfolge HRB steht immer am Anfang der Unternehmensregisternummern.

Handelsregisternummern auf Websites transparent machen

Eine Handelsregisternummer erhalten Sie nach der Eintragung in das Handelsregister. Mit dieser Nummer kann das Handelsregister beim Registergericht leichter auf Ihren Eintrag zugreifen, so dass Geschäftspartner sich leichter über Ihre Firma informieren können.

HRA 1234 oder HRB 6543 sind Beispiele für eine Handelsregisternummer, die aus der Abteilungsbezeichnung (HRA oder HRB) und einer Ziffernfolge besteht, z.B.

Sie müssen die Handelsregisternummer Ihres Unternehmens im Abschnitt „Über uns“ Ihrer Website angeben. Neben der Handelsregisternummer müssen weitere notwendige Informationen angegeben werden.

Wie gehen Sie mit zugesandten Rechnungen um?

Nach der Eintragung ins Handelsregister erhalten viele neue Unternehmer eine Reihe von Rechnungen, in denen sie darüber informiert werden, dass sie in ein „Adressverzeichnis“ oder eine entsprechende „Unternehmensregistrierung“ aufgenommen wurden und nun zahlen müssen. Obwohl diese Briefe gefälscht sind, handelt es sich dennoch um Betrug.

Die dahinter stehenden Firmen verwenden Wappen, den Bundesadler oder amtlich aussehende Schriftzeichen, um den Eindruck zu erwecken, es handele sich um eine Rechnung für Ihre Gewerbeanmeldung.

Vergewissern Sie sich vor einer Zahlung, dass Ihre Rechnung korrekt ist, oder lassen Sie sie von einem Rechtsanwalt prüfen.

Ein Eintrag in das Handelsregister ist lohnenswert

Wie Sie sehen, hat die Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister mehrere Vorteile und ist zudem recht kostengünstig. Sie können Ihre Handelsregisternummer auf Ihrer Website und in sonstiger Korrespondenz angeben und haben die Gewissheit, dass ein erfahrener Notar Sie bei der rechtzeitigen Durchführung des Eintragungsverfahrens unterstützt.