Hybride Versammlung: rechtliche Rahmenbedingungen für Vereinsversammlungen

Mit der Modifikation von § 32 Abs. 2 BGB ist es für Vereine jetzt möglich, hybride und virtuelle Versammlungen ohne Änderungen der Satzung abzuhalten. Diese Aktualisierung im Gesetz verleiht Vereinen signifikante Flexibilität.

Sie können nun Mitglieder in Entscheidungsprozesse integrieren, selbst wenn diese nicht physisch anwesend sind. Diese Entwicklung ist besonders außerhalb von Notfällen wesentlich. Sie dient als Schlüsselelement für eine effiziente und zeitgemäße Vereinsführung.

Experten wie Josef Renner und Dr. Philipp Melle von der Kanzlei CHP Rechtsanwalt & Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB betonen den positiven Aspekt dieser Gesetzesänderung.

Sie erweitert die Möglichkeiten für Vereine ohne entsprechende Satzungsregelungen. Um allerdings einen reibungslosen Ablauf zu sichern, empfehlen sie eine Anpassung der Satzung. Die Einbindung digitaler Teilnahmeoptionen ist hierbei entscheidend. So lassen sich Mitgliederrechte auch digital vollumfänglich wahren.

Kernaussagen

• Durch die Änderung von § 32 Abs. 2 BGB sind hybride und virtuelle Versammlungen ohne Satzungsänderung möglich.
• Die Neuregelung erleichtert die Teilnahme an Vereinsversammlungen mithilfe digitaler Teilnahmemöglichkeiten.
• Vereine profitieren von flexibleren und effizienteren Entscheidungsprozessen.
• Satzungsanpassungen werden empfohlen, damit Versammlungen reibungslos ablaufen.
• Einfache elektronische Kommunikation kann für virtuelle Versammlungen genutzt werden, z.B. Videoanruf oder Chat.
• Am 21. März 2023 trat das Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen in Kraft.
• Verbesserte rechtliche Rahmenbedingungen unterstützen moderne Vereinsarbeit und die Einbindung der Mitglieder.

Einführung in hybride Versammlungen

Seit dem 21. März 2023 sind virtuelle bzw. digitale Mitgliederversammlungen sowie Mischformen fester Bestandteil des Vereinsrechts. Vereine profitieren von der Option, Mitglieder unabhängig ihres Standortes zu beteiligen. Dieses Konzept ist bekannt als hybride Tagung.

Was ist eine hybride Versammlung?

Eine hybride Versammlung ermöglicht Teilnehmern, sowohl physisch als auch digital an Sitzungen teilzunehmen. Diese Dualität gewährleistet, dass Mitglieder die Wahl haben, bei Versammlungen physisch anwesend zu sein oder via digitaler Medien beizutreten. Der § 32 Abs. 2 BGB verankert diese Praxis und erfordert keine Satzungsänderung für die Implementierung.

Vor- und Nachteile einer hybriden Versammlung

Hybride Mitgliederversammlungen steigern die Zugänglichkeit und Partizipation. Digitale Zugänge erhöhen die Teilnahmequoten, indem sie Reisezeiten eliminieren. Sie befürworten zudem eine erweiterte demokratische Teilhabe und Inklusion.

Dennoch müssen Herausforderungen berücksichtigt werden. Die Organisation hybrider Treffen erfordert erhöhten Planungsaufwand und technische Vorbereitungen. Technische Schwierigkeiten oder mangelnde digitale Kenntnisse der Teilnehmer könnten die Wirksamkeit beeinträchtigen.

Zusammenfassend eröffnen hybride Mitgliederversammlungen innovative Wege für Versammlungen, indem sie physische Anwesenheit und digitale Teilnahme effektiv miteinander verknüpfen.

Rechtliche Grundlagen im Vereinsrecht

Die gesetzlichen Fundamente für hybride und virtuelle Vereinsversammlungen haben unlängst bedeutende Aktualisierungen erfahren. Das Gesetz, welches hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen im Vereinsrecht ermöglicht, tritt morgen in Kraft. Es markiert einen wichtigen Schritt hin zu mehr Flexibilität im Vereinsrecht. Diese Neuerungen sind für viele Vereine in Deutschland von Relevanz.

Änderungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)

Eine maßgebliche Neuerung wurde im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert, speziell mit der Einführung des § 32 Abs. 2. Diese Gesetzesänderung gestattet es Vereinen nun, Mitgliederversammlungen in hybrider oder virtueller Form durchzuführen. Früher mussten solche Versammlungsformate in der Satzung festgeschrieben sein. Jetzt kann das Einberufungsorgan hybride Versammlungen bestimmen, ohne die Satzung zu modifizieren.

Jedoch sind für virtuelle Mitgliederversammlungen weiterhin eine Mitgliederermächtigung oder ein entsprechender Beschluss erforderlich. Die neuesten gesetzlichen Bestimmungen ermöglichen Mitgliedern die elektronische Teilnahme an hybriden Versammlungen. Sie können ihre Rechte digital wahrnehmen, ohne physisch präsent sein zu müssen. Dies öffnet neue Möglichkeiten für die Durchführung und Beschlussfassung in Vereinen.

Rolle des Bundesministeriums der Justiz

Das Bundesministerium der Justiz, geführt von Dr. Marco Buschmann, war entscheidend bei der Erstellung und Einführung dieser Gesetzesanpassungen. Diese Innovationen sind Antworten auf die Herausforderungen, die die COVID-19-Pandemie für virtuelle Formate mit sich brachte. Sie zielen auch darauf ab, die Digitalisierung im Rechtswesen weiter zu fördern.

Das Bundesministerium der Justiz ist nicht nur im Vereinsrecht gesetzgeberisch aktiv. Es hat auch die virtuelle Hauptversammlung im Aktienrecht und die Online-Beurkundung im Gesellschaftsrecht eingeführt. Diese gesetzlichen Anpassungen unterstreichen das Engagement des Ministeriums, Rechtsprozesse über verschiedene Bereiche hinweg zu modernisieren und zugänglicher zu machen.

Gestaltungsmöglichkeiten für Vereinsversammlungen

Die Modifikation der Vereinssatzung stellt für viele Organisationen eine essentielle Aktion dar, um hybride Versammlungen einzuführen. Bis zum Stichtag am 31. August 2022 war es Vereinen gestattet, ohne satzungsrechtliche Anpassungen, digitale oder kombinierte Sitzungen abzuhalten. Nach diesem Datum ist es für Vereine obligatorisch, ihre Satzung zu modifizieren, falls sie den Wunsch haben, hybride Versammlungen zu realisieren.

Satzungsregelungen und Anpassungsbedarf

Für die Realisation hybrider Sitzungen ist es erforderlich, dass Vereine ihre Satzungen modifizieren. Dies kann diverse Bestimmungen umfassen:

1. Regeln für die elektronische Abstimmung.
2. Definitionen zur Teilnahme vor Ort sowie zur hybrid Teilnahme.
3. Vorgaben für die Entscheidungsfindung ohne physisches Treffen, basierend auf schriftlichen Stimmen von mindestens 50% der Mitglieder.

Mit akkuraten Satzungsänderungen können Vereine gewährleisten, dass ihre Zusammenkünfte effizient abgewickelt werden und gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Es ist von immenser Bedeutung, den Bedarf für Änderungen kontinuierlich zu überprüfen. Dies ermöglicht eine prompte Anpassung an juristische Änderungen und technologische Innovationen.

Die sorgfältige Festlegung in der Satzung erlaubt es, spezifische technologische Erfordernisse (wie beispielsweise Streaming-Services und Abstimmungsplattformen) zu definieren, die für den Erfolg einer hybriden Versammlung notwendig sind. Durch diese Präzisierung erhöhen Vereine ihre Flexibilität und erweitern ihre Teilnehmerzahl. Sie berücksichtigen dabei die Anforderungen von Mitgliedern mit gesundheitlichen oder mobilitätsbedingten Einschränkungen.

Um die Satzung ideal auf hybride Versammlungen abzustimmen, ist die Hinzuziehung von professionellem Rat empfehlenswert. Die Auswahl zwischen Anbietern von Streaming-Diensten und Abstimmungsplattformen sollte gründlich erfolgen, da sich diese in Leistungsumfang und Kosten deutlich unterscheiden. Trotz anfänglicher Investitionen in professionelle Streaming-Lösungen kommen regelmäßig neue, fortgeschrittene Technologien auf den Markt. Sie ermöglichen eine effiziente und datenschutzgerechte Durchführung von hybriden Veranstaltungen.

Praktische Umsetzung und technische Anforderungen

Die Realisierung hybrider Versammlungen verlangt nach einer sorgfältigen Planung. Auch müssen technische Anforderungen bedacht werden. Seit dem 1. Dezember 2020 eröffnet § 23 Abs. 1 S. 2 WEG die Möglichkeit, online an Eigentümerversammlungen teilzunehmen, doch bedarf dies der Zustimmung der Wohnungseigentümer. Eine vollständig virtuelle Abhaltung ist gegenwärtig noch untersagt. Über 5.000 Eigentümerversammlungen bewiesen bereits die Machbarkeit und den Nutzen eines technischen Ansatzes, durchgeführt via etg24.

Für die Organisation hybrider Versammlungen müssen klare Kommunikationskanäle etabliert werden. Vereine müssen sicherstellen, dass die notwendige Technologie für Audio- und Videoübertragungen sowie Online-Konferenzen und Live-Streaming vorhanden ist. Plattformen wie Skype, Jitsi oder Zoom bieten sich für virtuelle Treffen an, abhängig von der Größe der Gruppe und den spezifischen technischen Voraussetzungen. Ein passender Versammlungsraum mit stabiler Internetverbindung und geeigneter Technik ist unabdingbar.

Essenziell ist ferner eine rechtlich einwandfreie Abwicklung bei Abstimmungen. Teilnehmer müssen ihre Stimme virtuell abgeben können, was den Einsatz spezieller Abstimmungswerkzeuge und Kommunikationsmittel erfordert. Der Datenschutz ist dabei durchgehend zu gewährleisten. Ein Mitschnitt der Versammlungen ist normalerweise unzulässig. Klare Bestimmungen in der Satzung des Vereins verhindern Missverständnisse und legen die Entscheidungsfindung transparent dar.

Die entstehenden Kosten müssen allen Beteiligten klar kommuniziert werden. Hierzu zählen Ausgaben für Hardware, Software und den organisatorischen Aufwand. Eine transparente Kommunikation und präzise Definitionen bezüglich der technischen und organisatorischen Prozesse sind entscheidend. Am 9. Februar 2023 hat der Bundestag zusätzliche Regelungen verabschiedet, welche die Online-Teilnahme und den Gebrauch von Videokonferenzen, Chats oder Telefon auch ohne Satzungsänderungen gestatten. Dies vereinfacht den Prozess wesentlich und sorgt für rechtliche Klarheit.