Ein IT Projektvertrag setzt von den Beteiligten voraus, dass diese sich immer wieder miteinander auseinandersetzen, um die unterschiedlichen Interessen der Vertragspartner (insbesondere Einschaltung von Subunternehmern, Haftung) auszugleichen. Üblicherweise wird daher zu Beginn eines IT-Projekts das Anforderungsprofil an die Software ermittelt.

Die Verhandlungen sind meist kontrovers und daher langwierig und verlangen einen hohen Einsatz an Ressourcen. Dennoch führen sie erfahrungsgemäß immer wieder zu ähnlichen Ergebnissen und verhindern zugleich die Konzentration auf die wesentlichen Vertragspunkte.

IT Projektvertrag – Muster der Vorgehensweise

Um ressourcensparend zu arbeiten, sollte sich ein IT Projektvertrag auf die folgenden zentralen Punkte fokussieren und diese regeln (abhängig vom gewählten Projektmanagement):

  • Kernpunkte der Projektes
  • Beschreibung der Leistungen
  • Starres oder agiles Projektmanagement
  • Dokumentation von Programmfehlern („Bugtracker“)
  • Dokumentation und Pflege von Rückständen in einer dynamischen Liste („Backlog“)
  • Bearbeitung der „Product Backlog“
  • Reporting-Intervalle
  • Verbindliche Fristen zur Behebung technischer Probleme
  • Aufgaben- und Rollenverteilung
  • Grundsätzliches zur Einschaltung von Subunternehmern

Sie planen ein IT-Projekt und benötigen Unterstützung bei der Vertragsgestaltung? Oder Ihnen liegt ein IT-Projektvertrag eines Dienstleister aus dem IT-Bereich zur Unterzeichnung vor?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich von uns im Rahmen eines kostenfreien Erstberatung juristisch beraten. Ein gut konzipierter IT Projektvertrag kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden.

Dazu bedarf es sowohl der Regelung der Vertragsdurchführung als auch der Regelung im Falle von Durchführungshindernissen und -problemen.

Die Rechtsanwälte der Kanzlei Herr Herfurtner stehen Ihnen als kompetente Ansprechpartner zur Verfügung.

IT Projektvertrag – Projektmanagement

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten des Projektmanagement unterscheiden, die sich für unterschiedliche Anwendungsprofile eignen.

Beim linearen Projektmanagement wird das Anforderungsprofil an die Software zu Beginn eines Projektes ermittelt. Die Anforderungen werden in einem Lastenheft festgehalten, die technischen Eckpunkt in einem Pflichtenheft. Die einzelnen Punkt werden dann abgearbeitet. Änderungen werden durch ein „Change-Request“, einem formalisierten Änderungsverfahren, eingeführt.

Bei dem linearen Projektmanagement besteht die Kritik, dass der Kunde zwar das bekommt, was geplant und vereinbart wurde, jedoch nicht das was tatsächlich gebraucht wird.

Dem gegenüber steht das agile Projektmanagement. Diese Modell bietet sich an, wenn nur eine grobe Idee vorliegt, deren Umsetzung eilt. Es gibt also keinen Entwurfsplan, der abgearbeitet wird. Vielmehr handelt es sich um eine fortlaufende Prozessverbesserung, bei dem Änderungen zeitlich und finanziell eingeplant werden.

Das agile Projektmanagement bietet den Vorteil, dass dem Kunden kurzfristig die Software zur Verfügung gestellt werden kann, da ein Großteil der Planungsphase entfällt. Zudem ermöglicht diese Herangehensweise die Reaktion auf kurzfristige Anforderungsänderungen.

Auch dieses Projektmanagement ist nicht frei von Kritik. Insbesondere bei IT-Projekten, bei denen das Ergebnis bereits feststeht, bietet sich möglicherweise ein starres Projektmanagement an. Zudem lebt das agile Projektmanagement von einer kontinuierlichen Kommunikation, die zeitintensiv sein kann.

Die Wahl des „richtigen“ Projektmanagements hängt letztlich vom Einzelfall des IT-Projekts ab.

IT Projektvertrag – Phasen und Meilensteine

Die definierten Phasen eines IT Projektvertrages sind abhängig vom gewählten Projektmanagement.

Das älteste und bekannteste Vorgehensmodell zur Softwareentwicklung stellt dabei das sogenannte Wasserfallmodell dar, welches die Phasen in einem linearen Projekt definiert. Dieses umfasst die folgenden Phasen:

  1. Analyse der Anforderungen
  2. Entwurf der Softwarearchitektur
  3. Implementierung der Software
  4. Überprüfung und Systemtests
  5. Auslieferung, Wartung und Pflege

Da es sich lediglich um ein Modell handelt, sind die Phasen in der Praxis nicht trennscharf. Vielmehr wird es häufig zu Überschneidungen kommen, da die Übergänge fliesend sind.

Bei der agilen Projektplanung unterscheiden sich die Phasen im Wasserfallmodell maßgeblich durch den Zeitaufwand der einzelnen Phasen. Es lassen sich die folgenden Phasen definieren:

  1. Planung
  2. Grobentwurf
  3. Implementierung
  4. Validierung

IT Projektvertrag – Bugtracker

Bugtracker sind Werkzeuge, die bei der Entwicklung von Software zur Dokumentation von Programmfehlern eingesetzt werden. Es handelt sich also um Issue-Tracking-Systeme. Diese werden eingesetzt, um Störungen zu erfassen und zugleich deren Bearbeitung zu koordinieren und zu überwachen.

Im Rahmen von IT Projektverträgen bieten Bugtracker eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber der Dokumentation beispielsweise über E-Mail-Sammlungen:

  • Mehrere Personen können parallel Änderungen an einem Dokument vornehmen.
  • Der Stand der Entwicklungen wird regelmäßig aktualisiert, ohne dass es einer Abfrage bei den einzelnen Beteiligten bedarf.
  • Die Organisation einer E-Mail-Sammlung ist sehr aufwendig. Die nachvollziehbare Dokumentation ist sehr zeitintensiv und kostest Ressourcen.
  • Bugtracker ermöglichen die Dokumentation an einem „Ort“, sodass die Nachverfolgung problemlos möglich ist und keines der Probleme in Vergessenheit gerät.
  • Einer E-Mail-Sammlung ist möglicherweise nicht von überall erreichbar und abhängig von Dokumentenfreigaben.

Mittels eines Bugtrackers können unter anderem folgende Informationen erfasst werden:

  • Art der Probleme
  • Zuständigkeit der Mitarbeiters
  • Möglichkeiten der Fehlerbehebung
  • Maßnahmen zur Fehlerbehebung
  • Ergebnis der Maßnahme
  • Fristen zur Fehlerbehebung
  • voraussichtlicher Zeitaufwand
  • tatsächlicher Zeitaufwand

IT Projektvertrag – Backlog

Der Backlog dokumentiert die durchzuführenden Arbeitsaufträge. Es handelt sich also um eine dynamische Liste, die den „Auftragsbestand“ festhält.

Der Product Backlog zeigt im Rahmen eines IT Projektvertrages alle Anforderungen an die Software, deren Entwicklung beauftragt wurde. Dort finden sich üblicherweise folgende Einträge:

  • Anforderungen an die Funktionalität
  • Anforderungen an die Qualität
  • Verbesserungen
  • Fehler, die noch bestehen

Damit der Product Backlog funktioniert, sollte er die folgenden Eigenschaften aufweisen:

  1. Dynamik
    Einträge können jederzeit entfernt oder hinzugefügt werden.
  2. Priorisierung
    Die wichtigsten Aufgaben und Anforderungen werden zuerst gelistet.
  3. Abstufung
    Je höher ein Eintrag gelistet ist, desto detailreicher ist die Beschreibung.
  4. Schätzung
    Die Schätzung des Arbeitsaufwandes orientiert sich ebenfalls an der Stellung des Eintrages. Je höhe die Position, desto genauer die Schätzung.
  5. Bewertung
    Je größer der Wert für den Kunden, desto weiter nach oben rutscht der Eintrag, unabhängig von dem Aufwand.

Die Abarbeitung erfolgt im Sprint Backlog, deren Inhalt im Sprint Planning Meeting festgelegt wird.

IT Projektvertrag – Subunternehmen

Bereits in einem frühen Stadium des IT-Projektes, beispielsweise in dem IT Projektvertrag, sollten sich die Vertragsparteien über die Einschaltung von Subunternehmen einigen. Detaillierte Regelungen hierzu können in dem eigentlichen Softwarevertrag getroffen werden.

Oftmals wird die Möglichkeit zur Beauftragung von Subunternehmern von der Art der betroffenen Leistung abhängen. Kommt es dem Kunden auf das Know-how des Dienstleisters an, so wird er Einwände im Kernbereich des IT-Projekts äußern, bei bloßen Hilfstätigkeiten hingegen sein Zustimmung signalisieren.

Grundsätzlich kann jede Partei weitere Personen zur Erfüllen der Vertragspflichten hinzuziehen, auch ohne Zustimmung der anderen Vertragspartei. Dies gilt jedoch nicht bei höchstpersönlichen Leistungen und wenn bei dem Kunden ein berechtigtes Interesse an der „persönlichen Vertragserfüllung“ besteht.

Dies besteht vor allen Dingen dann, wenn der Kunde den Dienstleister aufgrund seines Know-hows, seiner Leistungsfähigkeit, seiner Solvenz und gegebenenfalls seiner Eigentümerstruktur ausgewählt hat.

Hier ist eine entsprechende Zustimmung des Kunden einzuholen. Einen gegebene Zustimmung kann nur aus wichtigem Grund und mit Wirkung für die Zukunft zurückgenommen werden.

Fazit

Als allgemeine Hinweise für einen IT Projektvertrag lassen sich die folgenden Kernpunkte definieren:

  • Festlegung der Projektmanagements
  • Festlegung des Dokumentationsstandards
  • Wahl geeigneter Kommunikation

Die weiteren Einzelheiten orientieren sich an diesen Kernpunkten und sind variabel.

Juristische Beratung in jeder Projektphase – Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Wir unterstützen und beraten Sie in jeder Projektphase. Bereits in der Planungsphase unterstützen wir Sie und stellen die juristischen Weichen für ein erfolgreiches IT-Projekt. Zugleich sichern wir Sie mit einer geeigneten Vertragsgestaltung bei Problemen in der Vertragsdurchführung ab.

Die Rechtsanwälte der Kanzlei Herfurtner sind Ihr Partner, der Ihnen während des Projekts zur Seite steht und Sie vor juristischen Fallstricken warnt und Ihnen hilft diese zu umgehen.

Autor: Rechtsanwalt Arthur Wilms