Legal Operations: Effizienzsteigerung durch optimierte Rechtsprozesse

Wie lässt sich durch digitale Transformation eine Rechtsabteilung vom Kostenfaktor zum strategischen Vorteil umwandeln? Diese Frage bewegt aktuell viele Unternehmen, die ihre Rechtsprozesse modernisieren möchten. Die Lösung findet sich in der gezielten Anwendung von Technologie und der Digitalisierung juristischer Arbeitsabläufe.

Legal Operations konzentriert sich auf die strategische Leitung interner Rechtsabteilungen. Dies geschieht durch den Einsatz von Technologien zur Effizienz- und Qualitätssteigerung juristischer Prozesse. Mit modernster Legal Tech und einem ausgeklügelten Compliance-Management können Unternehmen sowohl die Effizienz als auch die Wirksamkeit ihrer Rechtsabteilungen verbessern.

Die Plattform Inspiring Legal der iTSM Group, basierend auf ServiceNow®, illustriert eindrucksvoll die Möglichkeiten dieser Transformation. Sie ermöglicht es Organisationen mit großen Rechtsabteilungen, ineffiziente Abläufe neu zu gestalten. Zudem fördert sie die Standardisierung, die für eine konsistente und effiziente juristische Arbeit erforderlich ist.

Wichtigste Erkenntnisse

• Legal Operations umfasst die strategische Führung interner Rechtsabteilungen.
• Legal Operations Management Software-as-a-Service erhöht die Effizienz rechtlicher Arbeitsweise.
• Die Plattform Inspiring Legal auf ServiceNow® unterstützt die Transformation ineffizienter Prozesse.
• Compliance-Management im Unternehmen ist ein wesentlicher Teil der Legal Operations.
• Durch die Standardisierung und Nutzung moderner Legal Tech werden Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert.

Was sind Legal Operations?

Legal Operations beziehen sich auf das Management und die Optimierung der internen Rechtsfunktionen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität zu steigern. Zu den Kernbereichen zählen Budgetierung, Prognosen, Projektmanagement und die Einführung von Rechtstechnologien.

Ein bemerkenswerter Bericht aus dem Jahr 2021, der Legal Operations Benchmarking Report, enthüllte, dass 79% der Teilnehmer bereits Legal Operations in ihren Rechtsabteilungen integriert haben. Dies betont die breite Akzeptanz und Wichtigkeit des Konzepts. In demselben Dokument wurde festgestellt, dass 35% der Befragten Legal Operations-Aufgaben von Personen durchführen lassen, die nicht allein dafür verantwortlich sind.

In dem besagten Bericht von 2021 wurde zudem eine signifikante Verbindung zwischen dem Entwicklungsstand der Legal Operations und dem Ausmaß der implementierten Rechtstechnologien festgestellt. Die Implementierung von eBilling, Legal Spend und Matter Management-Lösungen ist entscheidend für einen schnellen Return on Investment (ROI).

Der ACC-Bericht aus dem Jahr 2022 offenbarte, dass 60% der Rechtsabteilungen mindestens einen Posten im Bereich Legal Operations hinzugefügt haben. Dies führte zu einem Anstieg von 13% seit 2018. Dies zeigt die steigende Relevanz der Optimierung von Rechtsfunktionen in modernen Rechtsabteilungen. Beachtlich ist auch, dass selbst in Rechtsabteilungen mit nur fünf Mitarbeitern Rollen für Legal Operations Manager eingeführt wurden, was die zunehmende Etablierung von Legal Operations-Teams auch in kleineren Organisationen unterstreicht.

Der Legal Operations Benchmarking Report aus dem Jahr 2021 enthüllte weiter, dass Legal Ops-Abteilungen durchschnittlich vier Mitarbeiter umfassen. Dies verdeutlicht die wachsende Notwendigkeit formeller Legal Operations-Teams für Unternehmen. Gemäß einem Bericht der Association of Corporate Counsel (ACC) haben 54% der Rechtsabteilungen ihr Budget für ein eigenes Legal Operations-Team erhöht.

Die CLOC-Kernkompetenzen umfassen verschiedene rechtliche Aufgaben von Administratoren, Optimierern und Strategen, je nach Entwicklungsstand der Rechtsabteilung. Das Legal Operations Consortium (CLOC) veröffentlichte eine „12 Kernkompetenzen“-Liste, die wichtige Aspekte von Financial Management bis strategische Planung und Information Governance abdeckt.

Technologische Lösungen für Legal Operations

Im Bereich der Legal Operations liegt der Fokus auf der Verbesserung von Strukturen, Abläufen und dem Einsatz von Mitteln in Anwaltskanzleien und juristischen Abteilungen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, Effektivität, Exzellenz und den Mehrwert juristischer Arbeit durch den Einsatz diverser technologischer Systeme zu erhöhen.

Automatisierung rechtlicher Prozesse

Die Rechtliche Prozessautomatisierung leistet einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Effizienz in Anwaltskanzleien. Technologiegestützte Verfahren für die Überprüfung von Dokumenten und die Verwaltung von Verträgen erlauben die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Dies resultiert in schnelleren, kostengünstigeren Abläufen und macht Kapazitäten für anspruchsvollere, wertsteigernde juristische Tätigkeiten frei.

Juristische Projektmanagement-Software

Ein leistungsfähiges Legal Project Management ist essentiell für die effektive Übersicht über Projektaufgaben, -fristen und -budgets. Juristische Projektmanagement-Software versetzt Teams in die Lage, Projekte genau zu planen und umzusetzen. Dadurch verbessert sich die Produktivität und die Kontrolle über den Einsatz der Ressourcen. Solche Werkzeuge sind besonders in umfangreichen Kanzleien und Rechtsabteilungen von großer Bedeutung.

Compliance-Überwachung und Rechtsrechnungsverarbeitung

Neueste Technologien im Bereich Compliance-Management und der Verarbeitung rechtlicher Rechnungen sind heute unverzichtbar. Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) ermöglichen es, Compliance-Verstöße frühzeitig zu identifizieren und juristische Risiken zu reduzieren. Enterprise Legal Management-Systeme (ELM) integrieren sich nahtlos und bieten dadurch sowohl Zeitersparnis als auch eine verbesserte Transparenz im Bereich der Abrechnungen.

Effizienzmaßnahmen im Rechtsbereich

In der globalen und digitalen Ära optimieren Firmen ihre Rechtsabteilungen, um höhere Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen. Der Schritt hin zur innovativen ‚Rechtsabteilung 2.0‘ ist gekennzeichnet durch die Einführung von fortschrittlichen Maßnahmen. Hierzu zählen innovative Technologien des Legal Tech und die Schaffung neuer Positionen, wie die des Legal Operations Manager oder des Legal Designer.

Prozessoptimierung und Standardisierung

Optimierungsverfahren im juristischen Sektor fördern die Definition und Straffung von Arbeitsprozessen. Dies trägt zur Minimierung von Fehlern und zum Effizienzgewinn bei. Standardisierung garantiert konsistente Arbeitsweisen, was besonders bei routinemäßigen Tätigkeiten Ressourcen spart. Es ist essentiell, die Leistung der Rechtsabteilungen messbar zu gestalten, um Effektivität fortlaufend bewerten und optimieren zu können.

Kostensenkung durch Alternative Honorarvereinbarungen

Alternative Honorarmodelle wie Pauschalentgelte oder erfolgsbasierte Vergütungen ermöglichen eine Kostenoptimierung im Rechtsbereich. Sie bieten finanzielle Vorhersehbarkeit und etablieren eine direkte Korrelation zwischen Leistungsergebnissen und entsstandenen Kosten.

„Die Digitalisierung hält Einzug in Rechtsabteilungen zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung.“

Outsourcing rechtlicher Prozesse

Das Legal Process Outsourcing repräsentiert einen signifikanten Schritt zur Kostensenkung im Rechtssektor. Die Übertragung standardisierter juristischer Aufgaben an Expertendienstleister entlastet interne Kapazitäten und minimiert Ausgaben. Dies erlaubt es den internen Teams, sich verstärkt auf strategische Kernaktivitäten zu konzentrieren, um so einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten.

Legal Operations und Digitalisierung der Rechtsprozesse

Die Digitalisierung juristischer Abläufe revolutioniert die Rechtsbranche grundlegend. Sie beschränkt sich nicht auf die Automatisierung von Standardaufgaben. Umfassend kommt die Datenanalyse zur Leistungssteigerung zum Einsatz. Tools wie Legisway Essentials befähigen zu einer effizienten, standortübergreifenden Kooperation im Legal Management von Firmen.

Die Implementierung von Legal Tech Tools steht im Mittelpunkt. Sie erfüllen die individuellen Bedürfnisse der Kundschaft und beachten dabei strikte Sicherheitsrichtlinien. Ein multidisziplinäres Projektteam, welches mit dem General Counsel interagiert, ist für die Ausarbeitung einer zukunftsorientierten Roadmap verantwortlich.

Der Einsatz von No-Code Plattformen hebt die Best Practices im Rechtsmanagement auf eine neue Ebene. Diese ermöglichen es, spezifische Prozesse ohne programmierspezifische Expertise umzusetzen. Tools wie Otris Legal SUITE und BusyLamp vereinfachen die Kooperation mit Anwaltskanzleien und optimieren datengesteuerte Entscheidungen.

Während der Covid-Pandemie erlebten digitale Signaturen einen Aufschwung. Gleichzeitig nahm die Verwendung von E-Kanban-Boards wie Trello und Jamboard zu. Diese Entwicklung bestätigt, dass selbst unter schwierigen Bedingungen technologische Innovationen integriert werden können. In-House Counsel setzen verstärkt auf Analyse- und Automatisierungstechnologien, um ihre Rolle als Problemlöser zu stärken.

Die fortlaufende Digitalisierung im juristischen Bereich wird die enge Verbindung zu neuen Technologien weiter verstärken. Es geht nicht nur um die Vertragsverwaltung, sondern auch um die Vereinfachung standardisierter Rechtsfragen. Applikationen wie CLARIUS.LEGAL und ESCRIBA treiben diesen Wandel in Rechtsabteilungen voran, indem sie effiziente und benutzerfreundliche Lösungen bieten.

Abschließend ist festzustellen, dass die digitale Transformation bedeutende Veränderungen in der Rechtsbranche bewirkt hat. Mit führenden Legal Tech-Angeboten wie beispielsweise Legisway Enterprise und Knowliah ist das Ziel von Best Practices im Rechtsmanagement näher gerückt. Die zukünftige Entwicklung dieser Technologien bleibt eine spannende Angelegenheit.

Fazit

In unserer Zusammenfassung Legal Operations heben wir zentrale Erkenntnisse hervor. Legal Operations verbessern Effizienz und Effektivität in Rechtsabteilungen signifikant. Sie werden durch Einsatz von Technologien und Prozessstandardisierung unterstützt. Diese Entwicklungen ermöglichen Kostensenkungen sowie erhöhte Steuerungsfähigkeit und Transparenz.

Die Relevanz von Legal Operations wird durch die Legal-Operations-Studie von EY Law 2020/2021 bekräftigt. Unter 109 Rechtsabteilungen erfüllten nur 16 alle definierten Kriterien, einschließlich fachlicher Qualität. Zudem wird der Einsatz von Legal Technology besonders in führenden Rechtsabteilungen hervorgehoben. Trotzdem nutzen in Deutschland erst 6% der Rechtsabteilungen alternative Rechtsdienstleister, im globalen Vergleich zu etwa 80%.

Vor dem Hintergrund zunehmender Herausforderungen müssen Legal Operations als wesentlicher Bestandteil moderner Rechtspraktiken etabliert werden. Neue Ansätze, wie Risikomanagement und Legal Shared Service Center, gewinnen an Bedeutung. Sie tragen zur nachhaltigen Optimierung von Rechtsabteilungen bei. Die Kooperation mit dem Bundesverband der Unternehmensjuristen und EY Law sowie Experten verdeutlicht den Mehrwert von Legal Operations.

Zusammenfassend demonstriert die Zusammenfassung Legal Operations, dass diese Disziplin immer relevanter wird. Ihre Bedeutung wird auch durch spezifische Studienangebote an Universitäten bekräftigt. Legal Operations sind essentiell für die Steigerung der Wertschöpfung und den Erfolg von Rechtsabteilungen auf Langzeitbasis.