Nachtragsprüfung und -abwicklung sind zentrale Aspekte im Geschäftsalltag: Unternehmen und Vertragspartner müssen sicherstellen, dass ihre Forderungen durchgesetzt werden. Mit der richtigen Herangehensweise können sie ihre Rechte wahren und potenzielle Streitigkeiten vermeiden. In diesem Beitrag erklären wir die Grundlagen der Nachtragsprüfung und -abwicklung und geben Ihnen umfassende Einblicke in die rechtliche Materie.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Nachtragsprüfung und -abwicklung?
2. Gründe für Nachträge im Vertragsverhältnis
3. Die rechtlichen Grundlagen der Nachtragsprüfung und -abwicklung
4. Schritte zur Durchführung einer Nachtragsprüfung
5. Möglichkeiten zur Durchsetzung von Forderungen aus Nachträgen
6. Wichtige Aspekte bei der Nachtragsabwicklung
7. Häufige Fehler und wie sie vermieden werden können
8. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Nachtragsprüfung und -abwicklung
9. Praxisbeispiele und Checklisten für den erfolgreichen Umgang mit Nachträgen
10. Zusammenfassung Nachtragsprüfung und -abwicklung

Was ist Nachtragsprüfung und -abwicklung?

Die Nachtragsprüfung und -abwicklung beziehen sich auf den Prozess, bei dem zusätzliche oder geänderte Forderungen aus einem bestehenden Vertrag geprüft, verhandelt und abgewickelt werden. Dies betrifft üblicherweise Situationen, in denen sich während der Vertragslaufzeit Leistungsänderungen ergeben haben. Ziel ist es, diese Änderungen im Einklang mit den Vertragsparteien zu klären und die damit verbundenen Forderungen korrekt und lückenlos abzuwickeln.

Gründe für Nachträge im Vertragsverhältnis

Nachträge treten aus verschiedenen Gründen auf. Sie können sowohl auf Initiative der vertraglichen Parteien als auch aufgrund äußerer Umstände entstehen. Im Folgenden sind die häufigsten Gründe für Nachträge aufgeführt:

  • Änderungen bei den Leistungen oder Lieferungen infolge zusätzlicher Anforderungen oder neuer Gegebenheiten.
  • Anpassungen an veränderte gesetzliche Vorschriften oder behördliche Auflagen.
  • Unvorhergesehene Umstände, wie etwa höhere Gewalt, Streiks, Lieferengpässe, die eine Vertragsanpassung erforderlich machen.
  • Verzögerungen bei der Erfüllung von vertraglich vereinbarten Leistungen, die Nachträge hinsichtlich Fristen und Zahlungsbedingungen verursachen.

Die rechtlichen Grundlagen der Nachtragsprüfung und -abwicklung

In Deutschland sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für Nachtragsprüfung und -abwicklung insbesondere im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) geregelt. Für öffentliche Aufträge kommen die Vergabekriterien der Vergabeordnung (VgV) und der Gesetzlichen Vergabeordnung für Bauleistungen (GVO) hinzu.

Das BGB regelt allgemein die Rechtsbeziehungen zwischen Vertragsparteien, einschließlich der Möglichkeit, Verträge im Laufe ihrer Abwicklung anzupassen. Die VOB/B enthält spezielle Bestimmungen für Bauleistungen, insbesondere bezüglich Fristen, Zahlungen und Ausführungsbedingungen. Öffentliche Aufträge unterliegen besonderen Vergabekriterien, die entsprechend der VgV und GVO festgelegt sind.

Schritte zur Durchführung einer Nachtragsprüfung

Die Nachtragsprüfung besteht im Wesentlichen aus den folgenden Schritten:

  1. Feststellung und Dokumentation des geänderten Leistungs-/Lieferumfangs durch die Vertragsparteien.
  2. Prüfung der rechtlichen Grundlagen und vertraglichen Regelungen bezüglich der Nachtragsforderung.
  3. Berechnung der Kosten- und Terminauswirkungen des Nachtrags auf die ursprüngliche Vertragsregelung.
  4. Einigung über den endgültigen Nachtragspreis und die geänderten vertraglichen Bedingungen.

Möglichkeiten zur Durchsetzung von Forderungen aus Nachträgen

Um Forderungen aus Nachträgen erfolgreich durchzusetzen, stehen Vertragsparteien verschiedene rechtliche Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören:

  • Außergerichtliche Einigung: Die Parteien erzielen eine vertragliche Regelung zur Abwicklung des Nachtrags und legen diese schriftlich fest.
  • Mahnverfahren: Bei Zahlungsverzug kann die fordernde Partei ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die offenen Beträge einzufordern.
  • Zivilprozess: Besteht Uneinigkeit über die Berechtigung oder Höhe der Nachtragsforderung, kann die fordernde Partei die Prüfung und Entscheidung durch ein Zivilgericht verlangen.
  • Gerichtliche oder private Schlichtung/Adjudikation: Die Parteien können eine Entscheidung entweder durch ein staatliches Gericht, eine private Schlichtungsstelle oder einen unabhängigen Sachverständigen (Adjudikator) herbeiführen, der die Sachlage prüft und eine verbindliche Entscheidung trifft.

Wichtige Aspekte bei der Nachtragsabwicklung

Um Nachträge erfolgreich abzuwickeln, sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten:

  • Schriftliche Vereinbarungen: Die für den Nachtrag getroffenen Vereinbarungen sollten stets schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.
  • Zeitnahe Kommunikation: Wesentliche Änderungen oder Störungen im Vertragsverlauf sollten zügig angesprochen und zwischen den Parteien geklärt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
  • Offenlegung von Informationen: Beide Vertragsparteien sollten Informationen, die die Abwicklung von Nachträgen betreffen, offenlegen und transparent kommunizieren.
  • Qualifizierte Experten: Umfassende Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen sowie sachverständige Beratung und Unterstützung sind entscheidend für den Erfolg bei der Durchsetzung und Abwicklung von Nachträgen.

Häufige Fehler und wie sie vermieden werden können

Bei der Prüfung und Abwicklung von Nachträgen sind bestimmte Fehlerquellen zu vermeiden, um ungewollte Forderungsausfälle oder gerichtliche Auseinandersetzungen zu verhindern. Dazu zählen:

  • Unzureichende Dokumentation: Eine lückenlose Aufzeichnung und Speicherung sämtlicher relevanten Daten und Unterlagen ist unerlässlich, um die Nachtragsforderungen erfolgreich zu begründen und durchzusetzen.
  • Unterlassene oder verspätete Mitteilung: Die fordernde Partei sollte die Nachtragsforderungen rechtzeitig, schriftlich und in der vertraglich vereinbarten Form der anderen Partei mitteilen.
  • Unklare Vertragsbedingungen: Missverständnisse bei der Auslegung oder Anwendung von Vertragsklauseln sollten durch eindeutige Formulierungen und Klarstellungen vermieden werden.
  • Überschätzung der eigenen Verhandlungsposition: Die fordernde Partei sollte stets realistisch und sachlich bei ihrer Forderung argumentieren und nicht auf überzogenen oder unbegründeten Ansprüchen bestehen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Nachtragsprüfung und -abwicklung

Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig gestellte Fragen zur Nachtragsprüfung und -abwicklung und die entsprechenden Antworten:

  1. Wie lange kann ich Nachtragsforderungen geltend machen? Die Verjährungsfrist für die Geltendmachung von Nachtragsforderungen richtet sich nach den allgemeinen vertraglichen Fristen und den gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist laut BGB drei Jahre, beginnend zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
  2. Ist eine Nachtragsforderung auch dann gültig, wenn der Nachtrag mündlich vereinbart wurde? Grundsätzlich können auch mündliche Vereinbarungen rechtlich bindend sein. Allerdings empfiehlt es sich dringend, Nachträge und die daraus resultierenden Forderungen schriftlich festzuhalten, um Beweisschwierigkeiten und Streitigkeiten zwischen den Parteien zu vermeiden.
  3. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Nachtragsforderungen angemessen sind? Um angemessene Nachtragsforderungen zu stellen, sollten Sie zunächst die rechtlichen Grundlagen und vertraglichen Regelungen genau prüfen. Zudem empfiehlt es sich, eine sachverständige Beratung zu Rate zu ziehen und bei Bedarf einen unabhängigen Sachverständigen hinzuzuziehen.

Praxisbeispiele und Checklisten für den erfolgreichen Umgang mit Nachträgen

Im folgenden Abschnitt finden Sie ausgewählte Praxisbeispiele und Checklisten, die Ihnen bei der erfolgreichen Prüfung und Abwicklung von Nachträgen helfen können:

    1. Praxisbeispiel: Anforderungen an die Dokumentation eines Nachtrags
      In diesem Praxisbeispiel zeigt sich, wie wichtig die lückenlose und korrekte Dokumentation von Nachtragsforderungen ist. In einem Bauvertrag hatte der Auftraggeber zusätzliche Arbeiten gefordert, ohne diese schriftlich festzuhalten. Der Auftragnehmer führte die Arbeiten aus, konnte aber im Nachhinein die angefallenen Kosten nicht erfolgreich einfordern, da keine schriftlichen Belege über die Vereinbarung mit dem Auftraggeber vorlagen. In diesem Fall wäre es ratsam gewesen, entweder vor der Ausführung der Arbeiten oder zumindest unmittelbar im Anschluss eine schriftliche Vereinbarung über die Nachtragsforderungen zu treffen.
    2. Checkliste: Erfolgreiche Nachtragsprüfung und -abwicklung
      Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Aspekte, die Sie bei der Prüfung und Abwicklung von Nachträgen beachten sollten:

      • Vorhandene Vertragsunterlagen und rechtliche Rahmenbedingungen prüfen
      • Sachverständige Beratung einholen
      • Änderungen im Leistungs- oder Lieferumfang dokumentieren
      • Rechtzeitige Kommunikation und Einigung mit der Vertragspartei über Nachträge anstreben
      • Nachtragsforderungen schriftlich festhalten und versenden
      • Offenlegung aller relevanten Informationen
      • Beweissicherung und lückenlose Dokumentation
      • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Verträge und Vereinbarungen

Zusammenfassung Nachtragsprüfung und -abwicklung

Nachtragsprüfung und -abwicklung sind komplexe Prozesse, die rechtliche Kenntnisse und fachliches Know-how erfordern. Durch ein systematisches Vorgehen und die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Regelungen können Vertragsparteien jedoch ihre Forderungen erfolgreich durchsetzen und Konflikte vermeiden. Eine lückenlose Dokumentation, zeitnahe Kommunikation und sachverständige Beratung sind dabei von entscheidender Bedeutung.

Dieser Beitrag bietet Ihnen umfassende Informationen und Hilfestellungen rund um das Thema Nachtragsprüfung und -abwicklung. Mit den aufgeführten Praxisbeispielen, Checklisten und Tipps haben Sie nun einen wertvollen Leitfaden an der Hand, der Ihnen den Umgang mit Nachträgen erleichtert und Ihnen hilft, Ihre Forderungen erfolgreich durchzusetzen.

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