Pro forma-Rechnung: Zweck und gesetzliche Anforderungen

In diesem Blog-Beitrag setzen wir uns ausführlich mit dem Thema Pro-forma-Rechnung auseinander. Als eine renommierte Anwaltskanzlei wollen wir Ihnen hierbei einen umfassenden Überblick über die Pro-forma-Rechnung verschaffen, ihre Rolle in der Praxis und die gesetzlichen Anforderungen, denen sie unterliegt. Wir behandeln dabei aktuelle Gerichtsurteile und gehen relevanten Fragen nach, um Ihnen einen vollständigen Einblick in die Thematik zu gewährleisten.

Inhalt

• Definition der Pro-forma-Rechnung
• Zweck einer Pro-forma-Rechnung
• Gesetzliche Anforderungen
• Praxisbeispiele und Urteile
• Häufig gestellte Fragen und Antworten
• Pro forma-Rechnung: Kurze Zusammenfassung

Definition der Pro-forma-Rechnung

Die Pro-forma-Rechnung ist eine unverbindliche Rechnung, die in der Geschäftswelt als Angebot, Kostenvoranschlag oder vorläufige Rechnung eines Verkäufers an einen Kunden ausgestellt wird. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung weist die Pro-forma-Rechnung jedoch keinen Zahlungsanspruch aus, da sie lediglich der Information über die zu erwartenden Kosten und Leistungen dient.

Trotzdem sollte sie alle relevanten Angaben und Details enthalten, die auch in einer endgültigen Rechnung erforderlich sind. Die Pro-forma-Rechnung dient somit als Vorstufe einer endgültigen Rechnung und erleichtert die Planung, Abwicklung und Kostenkontrolle im Geschäftsbereich.

Zweck einer Pro-forma-Rechnung

Nachfolgend sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle einer Pro-forma-Rechnung näher erläutert, um ein besseres Verständnis ihrer Funktion und Rolle im täglichen Geschäftsverkehr zu vermitteln.

Ausfuhr von Waren

Ein Hauptziel der Pro-forma-Rechnung besteht darin, dem Empfänger und den zuständigen Behörden den Wert der exportierten Waren konkret zu beziffern und so die Zollabfertigung und Einfuhrkontrolle zu erleichtern. In diesem Zusammenhang kommt der Pro-forma-Rechnung eine zentrale Funktion im grenzüberschreitenden Handel zu.

Vorabrechnung für Kunden

Eine Pro-forma-Rechnung dient oft der Vorabinformation des Kunden über die voraussichtliche Kostenstruktur und den Leistungsumfang einer Transaktion. Dies kann zum Beispiel bei einem noch nicht genau kalkulierbaren Angebot der Fall sein, bei dem dem Kunden zunächst ein vager Überblick über die zu erwartenden Kosten gegeben werden soll.

Anzahlungen und Abschlagsrechnungen

Pro-forma-Rechnungen werden häufig als Vorabrechnung für Anzahlungen und Abschlagszahlungen verwendet, um den Kunden in die Lage zu versetzen, entsprechende Zahlungen bereits vor der Erstellung der endgültigen Rechnung zu leisten. Auf diese Weise kann eine Pro-forma-Rechnung den Liquiditätsfluss und die Finanzplanung sowohl des Verkäufers als auch des Käufers erleichtern.

Gesetzliche Anforderungen

Da es sich bei der Pro-forma-Rechnung um einen rechtlich unverbindlichen Vorabbeleg handelt, unterliegt sie nicht den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie eine endgültige Rechnung. Dennoch gibt es einige gesetzliche Vorgaben, die auch bei der Erstellung einer Pro-forma-Rechnung Berücksichtigung finden sollten. Nachfolgend finden sich die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf Umsatzsteuer, Pflichtangaben und Archivierung.

Umsatzsteuer

Da die Pro-forma-Rechnung lediglich eine vorläufige Rechnung ohne Zahlungsanspruch darstellt, ist auf ihr in der Regel keine Umsatzsteuer auszuweisen. Dies bedeutet aber auch, dass der Empfänger einer solchen Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Allerdings sollte die Pro-forma-Rechnung auch in diesem Punkt den Anforderungen einer regulären Rechnung entsprechen und somit die konkrete Umsatzsteuerschuld des Empfängers – wie bei einer endgültigen Rechnung – ausweisen.

Pflichtangaben

Auch wenn Pro-forma-Rechnungen nicht den gleichen rechtlichen Anforderungen unterliegen wie endgültige Rechnungen, sollten sie dennoch alle relevanten Informationen beinhalten, die auch in einer regulären Rechnung erforderlich sind. Hierzu zählen unter anderem:

• Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers
• Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers
• Das Ausstellungsdatum der Pro-forma-Rechnung
• Das Lieferdatum bzw. der Leistungszeitraum
• Eine eindeutige Identifikation der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Leistung
• Das Rechnungsendgültigkeitsdatum
• Die Höhe des Entgelts und eventueller Rabatte
• Die Pflichtangaben zum Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.

Hinsichtlich der Pflichtangaben ist zu beachten, dass die Pro-forma-Rechnung ausdrücklich als solche – also als „Pro-forma“, „Unverbindlich“ oder „Vorabrechnung“ – gekennzeichnet sein sollte, um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Archivierung

Da die Pro-forma-Rechnung als Vorstufe einer endgültigen Rechnung dient und in diesem Zusammenhang auch steuerrechtlich bedeutsame Erklärungen enthalten kann, sollte sie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie eine reguläre Rechnung behandelt und archiviert werden.

Dies betrifft sowohl den Aussteller als auch den Empfänger der Pro-forma-Rechnung. Auch wenn die Pro-forma-Rechnung rechtlich gesehen keine Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist, kann es für Nachweis- und Dokumentationszwecke ratsam sein, diese Unterlagen zumindest so lange aufzubewahren, wie sie für die endgültige Rechnung relevant sein könnten.

Praxisbeispiele und Urteile

Um einen praxisnahen Einblick in das Thema Pro-forma-Rechnung zu geben, möchten wir Ihnen einige Beispiele und relevante Urteile vorstellen, die das Verständnis der im Beitrag erläuterten Sachverhalte weiter vertiefen sollen:

Beispiel 1: Ausfuhr von Waren ins Nicht-EU-Ausland

Ein deutscher Hersteller von Elektronikprodukten möchte seine Erzeugnisse nach Kanada exportieren. Der kanadische Käufer benötigt zur Zollabwicklung Information über den Warenwert und die anfallenden Kosten. Der Hersteller erstellt eine Pro-forma-Rechnung mit allen notwendigen Angaben und übermittelt sie an den Käufer. Die Pro-forma-Rechnung ermöglicht hier eine zügige Abwicklung der Zollformalitäten und erleichtert die Einfuhr nach Kanada.

Beispiel 2: Umzugsservice mit Kostenvoranschlag

Eine Umzugsfirma erstellt für einen Kunden zunächst eine Pro-forma-Rechnung, um einen Überblick über die zu erwartenden Kosten zu verschaffen. Nach der Durchführung des Umzugs wird eine endgültige Rechnung erstellt, die möglicherweise von der Pro-forma-Rechnung abweicht, weil beispielsweise mehr Zeit oder Material benötigt wurden als geplant. In diesem Fall diente die Pro-forma-Rechnung als Grundlage für den Kunden, um sich auf die Kosten einzustellen und das Angebot zu vergleichen.

Urteil 1: Unterscheidung von Pro-forma-Rechnung und Auftragsbestätigung

In einem Urteil des Landgerichts Köln (Az. 26 O 125/06) hatte das Gericht zu entscheiden, ob eine als Pro-forma-Rechnung bezeichnete Auftragsbestätigung als rechtsverbindliche Rechnung anzusehen ist. Das Gericht stellte fest, dass trotz der Bezeichnung als Pro-forma-Rechnung die konkreten Umstände des Einzelfalls entscheidend sind. War die Auftragsbestätigung unter Berücksichtigung der Interessen der Parteien und des Geschäftsverkehrs als rechtsverbindliche Rechnung anzusehen, so liegt keine Pro-forma-Rechnung, sondern eine wirkliche Rechnung vor.

Urteil 2: Kein Vorsteuerabzug bei Pro-forma-Rechnungen

In einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. V R 4/10) bestätigte das Gericht die Auffassung der Finanzverwaltung, dass ein Vorsteuerabzug bei Pro-forma-Rechnungen nicht zulässig ist. Obwohl Pro-forma-Rechnungen alle notwendigen Angaben enthalten, sind sie nicht als rechtsverbindliche Rechnungen anzusehen, sodass aus ihnen kein Recht auf Vorsteuerabzug entstehen kann.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Im Folgenden fassen wir einige häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema Pro-forma-Rechnung zusammen, um Ihnen noch mehr Klarheit zu diesem Thema zu verschaffen:

Frage: Muss eine Pro-forma-Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen?

Antwort: Eine Pro-forma-Rechnung ist kein rechtlich verbindliches Rechnungsdokument und unterliegt deshalb nicht den strengen Anforderungen einer regulären Rechnung. Dennoch sollte sie, um spätere Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden, eine fortlaufende Nummer tragen. Diese Nummer sollte sich von der Nummerierung der endgültigen Rechnung unterscheiden, um eine klare Abgrenzung zu ermöglichen.

Frage: Kann ich meine Pro-forma-Rechnung als Zahlungsaufforderung verwenden?

Antwort: Eine Pro-forma-Rechnung weist keinen konkreten Zahlungsanspruch aus, da sie lediglich der Information und Orientierung des Kunden oder Geschäftspartners dient. Daher ist sie nicht als rechtlich verbindliche Zahlungsaufforderung geeignet. Eine Aufforderung zur Zahlung sollte erst erfolgen, wenn eine reguläre Rechnung erstellt wurde.

Frage: Muss eine Pro-forma-Rechnung den gleichen formalen Anforderungen genügen wie eine reguläre Rechnung?

Antwort: Grundsätzlich sollte eine Pro-forma-Rechnung alle relevanten Informationen enthalten, die auch in einer endgültigen Rechnung erforderlich sind. Sie ist jedoch rechtlich gesehen keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts und unterliegt somit nicht den gleichen strengen formalen Anforderungen wie eine endgültige Rechnung.

Frage: Muss ich als Empfänger einer Pro-forma-Rechnung diese archivieren?

Antwort: Obwohl eine Pro-forma-Rechnung rechtlich keine verbindliche Rechnung darstellt, empfiehlt es sich, sie dennoch so aufzubewahren, als handele es sich um eine endgültige Rechnung. Dies dient der Nachweis- und Dokumentationspflicht und ist insbesondere im Falle von eventuellen steuerlichen oder zollrechtlichen Nachprüfungen von Vorteil.

Pro forma-Rechnung: Kurze Zusammenfassung

Die Pro-forma-Rechnung ist ein nützliches und praxisrelevantes Instrument im Geschäftsverkehr, das Unternehmen und Kunden Informationen über zu erwartende Kosten und Leistungen im Vorfeld einer endgültigen Rechnungsstellung liefert. Obwohl sie rechtlich nicht den gleichen Anforderungen unterliegt wie eine endgültige Rechnung, sollten die in diesem Beitrag dargestellten gesetzlichen Vorgaben und Praxisempfehlungen beachtet und umgesetzt werden, um Rechtsstreitigkeiten, Missverständnissen und steuerlichen Problemen vorzubeugen.

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Pro-forma-Rechnung haben oder rechtliche Unterstützung in diesem Bereich benötigen, stehen wir Ihnen als erfahrene Anwaltskanzlei gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.