Urkundsbeamter: Zuständigkeiten und Rechtsvoraussetzungen

Der Beruf des Urkundsbeamten spielt im deutschen Rechtssystem eine zentrale Rolle. In der Funktion des Urkundsbeamten arbeitet man eng mit Notaren zusammen und ist für die Ausstellung und Beglaubigung von Urkunden verantwortlich. Der Beitrag gibt einen detaillierten Überblick über die Tätigkeit des Urkundsbeamten, die Voraussetzungen, um als Urkundsbeamter tätig zu werden, und die rechtlichen Rahmenbedingungen im Hinblick auf die Zuständigkeiten des Urkundsbeamten.

Inhalt

• Was ist ein Urkundsbeamter?
• Ausbildung und Voraussetzungen
• Aufgaben und Zuständigkeiten
• Rechtliche Grundlagen und Gesetze
• Unterschiede zwischen Urkundsbeamten und Notaren
• Häufige Fragen rund um den Urkundsbeamten

Was ist ein Urkundsbeamter?

Ein Urkundsbeamter ist eine Person, die von einem Notar bestellt oder angestellt ist, um diesen bei der Ausstellung und Beglaubigung von Urkunden zu unterstützen. Notare sind bestellte Amtspersonen, die im Auftrag des Staates beglaubigte Abschriften, Übereinstimmungsabschriften und einfache Abschriften von Urkunden ausstellen. Dabei handelt es sich um eine hoheitliche Aufgabe, weshalb für die Tätigkeit besondere Anforderungen an die persönliche und fachliche Eignung gelten.

Ausbildung und Voraussetzungen

Die Ausbildung erfolgt in der Regel durch die Tätigkeit bei einem Notar oder einer Notarkanzlei. Es gibt keine gesonderte Berufsausbildung oder Studiengänge, die zum Beruf führen. Stattdessen müssen angehende Urkundsbeamte folgende Bedingungen erfüllen:

• Abschluss einer Berufsausbildung, die für die Tätigkeit als Urkundsbeamter geeignet erscheint, z. B. eine Ausbildung zum Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten, Rechtspfleger, Rechtsfachwirt oder Absolvent eines Studiengangs der Rechtswissenschaften
• Mehrjährige Berufserfahrung in der notariellen Praxis, insbesondere in der Erstellung, Beurkundung und Beglaubigung von Urkunden
• Überprüfung und Bestätigung der persönlichen und fachlichen Eignung durch den Notar, der den Urkundsbeamten bestellen bzw. einstellen möchte
• Anmeldung des Urkundsbeamten bei der zuständigen Notarkammer
• Bestätigung der Berufung durch die zuständige Notarkammer
• Absolventen eines juristischen Studiums ohne einschlägige Berufserfahrung können unter bestimmten Umständen als Urkundsbeamte tätig werden, sofern sie die geeignete persönliche und fachliche Eignung nachweisen können.

Urkundsbeamte sind in erster Linie Angestellte des Notars, der sie bestellt oder eingestellt hat, und stehen in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis zu diesem. Der Notar trägt die Verantwortung für die Tätigkeit des Beamten und kann auch dessen Bestellung widerrufen oder die Anstellung beenden.

Aufgaben und Zuständigkeiten

Die Aufgaben und Zuständigkeiten des Urkundsbeamten stehen in direktem Zusammenhang mit der Tätigkeit des Notars, bei dem der Urkundsbeamte angestellt ist. Zu den Hauptaufgaben zählen dabei:

• Erstellung von Urkundenentwürfen und -vorschlägen, z. B. für Kaufverträge, Erbverträge, Heiratsverträge, Gesellschaftsverträge, Testamente oder Vollmachten
• Erstellung und Beglaubigung von Abschriften, Übereinstimmungsabschriften und einfachen Abschriften von Urkunden
• Ausfertigung von Urkunden, z. B. durch Unterschrift des Urkundsbeamten und Anbringung des Dienstsiegels des Notars
• Protokollierung von Rechtsgeschäften und Erklärungen, z. B. bei General- oder Gesellschafterversammlungen von Gesellschaften
• Beglaubigung von Unterschriften auf Urkunden oder sonstigen Schriftstücken
• Durchführung von notariellen Beurkundungen und Beratungen, wenn der Notar verhindert ist, ohne dass dadurch die Verantwortung des Notars entfällt
• Verwahrung von Urkunden und Sicherstellung der rechtlichen Aufbewahrungspflichten
• Vollzug von Verfügungen des Notars im Rahmen seiner hoheitlichen Tätigkeit
• Unterstützung des Notars, insbesondere in der Kommunikation und Koordination mit Mandanten, Gerichten und Behörden

Obwohl der Urkundsbeamte weitreichende Aufgaben und Zuständigkeiten innehat, bleibt der Notar stets für dessen Tätigkeit verantwortlich und kann Anweisungen und Weisungen erteilen. Insbesondere können Notare die Zuständigkeit für einzelne Beurkundungen und Beglaubigungen, die normalerweise dem Urkundsbeamten obliegen würden, an sich ziehen oder den Beamten in bestimmten Angelegenheiten einschränken.

Rechtliche Grundlagen und Gesetze

Die rechtlichen Grundlagen für die Tätigkeit finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen, insbesondere in der Bundesnotarordnung (BNotO) und dem Beurkundungsgesetz (BeurkG). Die zentralen Regelungen sind hierbei:

• BNotO § 15 Abs. 2 – Definition des Urkundsbeamten als Notarbedienstete
• BNotO § 156 – Umfang der Befugnisse des Urkundsbeamten
• BeurkG § 43 Abs. 1 – Befugnis zur eigenständigen Beurkundung von Urkunden durch den Urkundsbeamten
• BNotO § 26 – Richtlinien für den Widerruf der Bestellung als Urkundsbeamter
• BNotO §§ 113, 114, 116, 118 – Anforderungen an die persönliche und fachliche Eignung sowie an die Anstellung und Bestellung von Urkundsbeamten
• BeurkG § 17 – Anforderungen an die Protokollierung von Verfahren durch den Urkundsbeamten
• BeurkG §§ 41, 42 – Regelungen zum Siegel und zur Unterschrift des Urkundsbeamten bei Beglaubigungen und Abschriften

Die Gesetze und Verordnungen, die die Tätigkeit regeln, dienen dazu, ein hohes Maß an Rechtssicherheit im Bereich der Urkundenbeurkundung und -beglaubigung zu gewährleisten. Sie stellen sicher, dass die Urkunden, die von Urkundsbeamten erstellt und beglaubigt werden, ihren rechtlichen Anforderungen genügen und von den beteiligten Parteien, Behörden und Gerichten anerkannt werden.

Unterschiede zwischen Urkundsbeamten und Notaren

Obwohl die Tätigkeit in vielerlei Hinsicht der des Notars ähnelt, gibt es wichtige Unterschiede zwischen beiden Berufsgruppen, die insbesondere in den rechtlichen Voraussetzungen und dem Grad der Unabhängigkeit sowie der Verantwortung liegen:

• Notare sind öffentliche Amtspersonen, die vom Staat bestellt und vereidigt werden und hoheitliche Tätigkeiten wie die Beurkundung von Rechtsgeschäften und die Beglaubigung von Urkunden ausüben. Notare sind daher unabhängig und selbstständig, auch wenn sie in einer Kanzlei zusammenarbeiten.
• Urkundsbeamte sind Angestellte von Notaren, die von diesen bestellt oder angestellt werden, um sie bei ihren hoheitlichen Aufgaben zu unterstützen. Urkundsbeamte üben teilweise die gleichen Tätigkeiten wie Notare aus, stehen jedoch in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis zu ihren Arbeitgebern und führen ihre Tätigkeit unter deren Verantwortung und Aufsicht aus.

Neben diesen grundsätzlichen Unterschieden gibt es auch im Hinblick auf die Ausbildung und die rechtlichen Voraussetzungen für die Tätigkeit als Notar bzw. Urkundsbeamter Unterschiede:

• Notare müssen in der Regel ein Jura-Studium sowie ein Rechtsreferendariat absolvieren und nach Ablegung der beiden juristischen Staatsexamen von der zuständigen Notarkammer ernannt und vereidigt werden. Zudem unterliegen Notare einer strengen standesrechtlichen Aufsicht und müssen sich regelmäßig fortbilden.
• Urkundsbeamte müssen keine umfangreiche rechtliche Ausbildung wie Notare absolvieren, sondern können durch eine geeignete Berufsausbildung, z. B. als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter, Rechtspfleger oder Rechtsfachwirt, und entsprechende Berufserfahrung für die Tätigkeit qualifiziert sein. Die persönliche und fachliche Eignung für die Tätigkeit als Urkundsbeamter wird von dem Notar, bei dem sie angestellt sind, überprüft und von der zuständigen Notarkammer bestätigt.

Häufige Fragen rund um den Urkundsbeamten

Lassen Sie uns Ihnen mit den häufigsten Fragen und ihren Antworten weiterhelfen.

Können Urkundsbeamte auch ohne Notar tätig werden?

Sie sind in ihrer Funktion als Notarbedienstete von der Anstellung und Bestellung durch einen Notar abhängig und können daher nicht ohne Weiteres ohne Notar tätig werden. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmefälle, in denen ein Urkundsbeamter, der keinem Notar mehr untersteht, vorübergehend weiterhin bestimmte Aufgaben wahrnehmen kann, z. B. wenn sein vormaliger Arbeitgeber aus Altersgründen oder aufgrund einer Erkrankung aus dem Amt scheidet. In solchen Fällen benötigen Beamte jedoch eine gesonderte Erlaubnis der zuständigen Notarkammer.

Müssen Urkunden, die von einem Urkundsbeamten erstellt oder beglaubigt wurden, zusätzlich von einem Notar bestätigt werden?

Urkunden, die von einem Urkundsbeamten im Rahmen seiner Zuständigkeiten und Befugnisse erstellt oder beglaubigt wurden, sind grundsätzlich nicht von einer zusätzlichen Bestätigung durch den Notar abhängig, da der Beamte in diesem Fall in Ausübung seiner hoheitlichen Funktion handelt und die Verantwortung für diese Handlungen vom Notar getragen wird. In bestimmten Fällen kann der Notar jedoch die Zuständigkeit für einzelne Beurkundungen und Beglaubigungen an sich ziehen oder den Urkundsbeamten in bestimmten Angelegenheiten einschränken, so dass eine zusätzliche Bestätigung durch den Notar erforderlich sein kann.

Können Urkundsbeamte auch außerhalb der Notarkanzlei tätig werden?

Sie sind grundsätzlich in der Notarkanzlei tätig, in der sie angestellt sind, und üben dort ihre Aufgaben unter der Aufsicht des zuständigen Notars aus. Es ist jedoch möglich, dass Urkundsbeamte auch außerhalb der Kanzleiräumlichkeiten tätig werden, z. B. bei der Protokollierung von Versammlungen oder der Beurkundung von Urkunden, die aus besonderen Gründen räumlich getrennt von der Kanzlei vollzogen werden müssen. In solchen Fällen handeln sie im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse und unter der Verantwortung des Notars.

Sind Urkunden, die von einem Urkundsbeamten im Ausland erstellt oder beglaubigt wurden, in Deutschland gültig?

Die Gültigkeit von Urkunden hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Zuständigkeit des Beamten sowie der Art der Urkunde und ihrer Verwendung in Deutschland. Grundsätzlich sind Urkunden, die von einem Urkundsbeamten im Rahmen seiner Befugnisse erstellt oder beglaubigt wurden, auch im Ausland gültig und können in Deutschland anerkannt werden. In Einzelfällen kann jedoch eine zusätzliche Legalisation oder Apostille erforderlich sein, um die rechtliche Anerkennung der Urkunde in Deutschland zu gewährleisten. Hierbei empfiehlt es sich, im Zweifel fachkundige Beratung in Anspruch zu nehmen.

Können juristische Laien als Urkundsbeamte tätig werden?

Juristische Laien, d. h. Personen ohne einschlägige Berufsausbildung oder Studium im Rechtsbereich, können nicht als Urkundsbeamte tätig werden. Die Anforderungen an die persönliche und fachliche Eignung sowie die Berufsausbildung und -erfahrung, die für die Ausübung des Berufs des Urkundsbeamten erforderlich sind, dienen dazu, ein hohes Maß an Rechtssicherheit und Vertrauen in die Tätigkeit zu gewährleisten. Daher ist es notwendig, dass angehende Urkundsbeamte über eine entsprechende Berufsausbildung oder ein Studium im Rechtsbereich verfügen und über ausreichende Erfahrung in der notariellen Praxis sowie in der Erstellung und Beurkundung von Urkunden verfügen.

Der Beruf ist für das deutsche Rechtssystem von großer Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die rechtssichere Erstellung, Beurkundung und Beglaubigung von Urkunden und Schriftstücken. Der Beitrag hat die grundlegenden Aspekte des Berufs sowie die rechtlichen Voraussetzungen, Aufgaben und Zuständigkeiten aufgezeigt und verdeutlicht die Bedeutung dieses Berufsbildes für die Gewährleistung einer funktionierenden notariellen Praxis in Deutschland.