Verpflegungsmehraufwand: Wissenswertes im Steuerrecht

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Aspekt im Steuerrecht für Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen ein oder mehr Tage von ihrer Wohnung entfernt sind. In diesem umfassenden Artikel finden Sie Informationen bezüglich der steuerlichen Behandlung von Verpflegungsmehraufwendungen, anwendbare Gesetze, aktuelle Gerichtsurteile und Antworten auf häufig gestellte Fragen. Dieser Leitfaden stellt den umfassendsten Inhalt zu diesem Thema bereit, um sicherzustellen, dass Sie auf dem neuesten Stand sind und entsprechend informiert sind.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist der Verpflegungsmehraufwand
• Gesetzliche Grundlagen
• Berechnung des Verpflegungsmehraufwands
• Steuerliche Behandlung und Absetzbarkeit
• Besondere Situationswechsel
• Die Dreimonatsfrist
• Geltendmachung und Nachweis
• Aktuelle Gerichtsurteile und wichtige Gesetzesänderungen
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• Fazit und abschließende Tipps

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Begriff aus dem Steuerrecht, der die zusätzlichen Kosten für die Verpflegung eines Arbeitnehmers während einer vorübergehenden Dienstreise oder beruflichen Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung bezeichnet. Der Verpflegungsmehraufwand wird in Abzug gebracht, um die finanzielle Belastung des Arbeitnehmers aufgrund von erhöhten Verpflegungskosten auszugleichen und ist somit steuerlich absetzbar.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand finden sich im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) und in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Folgende Vorschriften sind hier relevant:

• § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG: Betrieblicher Verpflegungsmehraufwand bei Unternehmern
• § 9 Abs. 4a EStG: Arbeitnehmer-Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen
• § 37b EStG: Pauschalbesteuerung von Reisekostenzuschüssen
• § 3 Nr. 16 EStG: Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse für Verpflegungsmehraufwendungen
• §§ 16 und 17 LStDV: Vorschriften zur Anwendung von Pauschbeträgen

Berechnung des Verpflegungsmehraufwands

Der Verpflegungsmehraufwand wird mithilfe von festen Pauschbeträgen berechnet, die abhängig von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und dem jeweiligen Reiseziel sind. Diese Pauschbeträge sind in der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen-Verordnung (PVerpflegVV) festgelegt und sind nach Inland und Ausland differenziert.

• Inland: Für Abwesenheiten von mindestens 8 Stunden beträgt der Pauschbetrag 14 Euro. Bei Abwesenheit von 24 Stunden sind es 28 Euro.
• Ausland: Die Pauschbeträge für das Ausland können je nach Reiseland unterschiedlich hoch sein und werden jährlich aktualisiert.

Steuerliche Behandlung und Absetzbarkeit

Der Verpflegungsmehraufwand ist in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 9 EStG) oder als Betriebsausgaben bei den Einkünften aus selbstständiger Arbeit (§ 4 EStG) absetzbar. Arbeitgeber können die Verpflegungsmehraufwendungen ihrer Arbeitnehmer als Betriebsausgaben geltend machen und die entsprechenden Zuschüsse steuerfrei auszahlen (§ 3 Nr. 16 EStG).

Besondere Situationswechsel

In manchen Fällen kann es zu besonderen Situationswechseln bei Dienstreisen und auswärtigen Tätigkeiten kommen, die einen Einfluss auf den Verpflegungsmehraufwand haben. Dazu zählen:

• Mehrere auswärtige Tätigkeiten an einem Tag: Hierbei kann der Verpflegungsmehraufwand nur einmal für die gesamte Abwesenheitsdauer geltend gemacht werden.
• Nicht vorhersehbare Unterbrechung der Dienstreise: In diesem Fall sind die Pauschbeträge entsprechend der tatsächlichen Abwesenheitsdauer anzusetzen.
• Verpflegung durch den Arbeitgeber oder Dritte: Werden dem Arbeitnehmer Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder Dritte unentgeltlich zur Verfügung gestellt, sind die Pauschbeträge entsprechend zu kürzen.

Die Dreimonatsfrist

Die Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a EStG ist eine wichtige Regelung im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand. Demnach sind die Pauschbeträge nur für die ersten drei Monate einer dauerhaften auswärtigen Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte abzugsfähig. Bei Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit von mindestens vier Wochen kann die Dreimonatsfrist neu beginnen.

Geltendmachung und Nachweis

Der Verpflegungsmehraufwand kann grundsätzlich ohne Einzelnachweis über die Pauschbeträge geltend gemacht werden. Allerdings sind Art und Dauer der Dienstreise sowie die daraus resultierende Abwesenheitsdauer anzugeben und zu dokumentieren. Dies kann beispielsweise durch Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher oder dienstliche Anordnungen erfolgen. Bei selbstständigen Unternehmern können die Pauschbeträge als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern ein betrieblicher Anlass für die Reise nachgewiesen wird.

Aktuelle Gerichtsurteile und wichtige Gesetzesänderungen

In den letzten Jahren haben verschiedene Gerichtsurteile und Gesetzesänderungen das Thema Verpflegungsmehraufwand beeinflusst und präzisiert. Einige Beispiele dafür sind:

• Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 11.11.2010 – VI R 27/09: Keine Kürzung des Verpflegungspauschbetrags bei unentgeltlicher Verpflegung durch den Arbeitgeber in Form von Warengutscheinen.
• BFH, Urteil vom 08.09.2011 – VI R 36/10: Bei Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen auch dann anzusetzen, wenn keine Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeit besteht.
• Änderung der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung 2013: Einführung der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ als zentralem Begriff im Reisekostenrecht und Abschaffung der Begriffe „regelmäßige Arbeitsstätte“ und „betriebliche Einrichtung“.
• BFH, Urteil vom 24.10.2013 – VI R 63/11: Rückzahlung von Verpflegungsmehraufwand an Arbeitgeber führt nicht zur Kürzung des Pauschbetrags.
• BFH, Urteil vom 28.02.2018 – VI R 34/15: Bei einer Einsatzwechseltätigkeit sind bei Vorliegen einer Unterkunft und fortbestehendem auswärtigen Beschäftigungsort weiterhin Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen anzusetzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Verpflegungsmehraufwand:

• Frage: Wie lange dauert es, bis ich zur eigenen Wohnung zurückkehren muss, damit die Dreimonatsfrist neu beginnt?Antwort: Die auswärtige Tätigkeit muss für mindestens vier Wochen unterbrochen werden, damit die Dreimonatsfrist neu beginnt.
• Frage: Gibt es steuerliche Unterschiede beim Verpflegungsmehraufwand für Angestellte und Selbstständige?Antwort: Grundsätzlich gelten dieselben Regelungen für Angestellte und Selbstständige. Es gibt jedoch unterschiedliche Pauschbeträge und die Abzugsfähigkeit von Kosten differiert je nach Status (Werbungskosten bei Angestellten, Betriebsausgaben bei Selbstständigen).
• Frage: Kann ich den Verpflegungsmehraufwand geltend machen, wenn mein Arbeitgeber für Verpflegung sorgt?Antwort: Wenn der Arbeitgeber unentgeltlich Verpflegung stellt, sind die Pauschbeträge gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG zu kürzen. Dabei werden für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % des maßgeblichen Pauschbetrags abgezogen.
• Frage: Welche Dokumente benötige ich, um den Verpflegungsmehraufwand in meiner Steuererklärung geltend zu machen?Antwort: Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher oder dienstliche Anordnungen können als Nachweis für die Dienstreise und die daraus resultierende Abwesenheitsdauer dienen. Grundsätzlich sind die Pauschbeträge ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten absetzbar.

Fazit und abschließende Tipps

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Aspekt im Steuerrecht für Arbeitnehmer und Selbstständige, die aus beruflichen Gründen vorübergehend von ihrer Wohnung entfernt sind. Die Kenntnis der relevanten Gesetze, die richtige Berechnung der Pauschbeträge und das Verständnis der steuerlichen Absetzbarkeit sind entscheidend, um finanzielle Vorteile zu nutzen. Abschließend ist Folgendes zu beachten:

• Machen Sie sich mit den gesetzlichen Regelungen und aktuellen Gerichtsurteilen vertraut.
• Verwenden Sie die vorgeschriebenen Pauschbeträge, um Ihren Verpflegungsmehraufwand zu berechnen.
• Dokumentieren Sie die Art und Dauer Ihrer Dienstreisen und auswärtigen Tätigkeiten.
• Machen Sie den Verpflegungsmehraufwand in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend.
• Bleiben Sie informiert über Gesetzesänderungen und aktuelle Rechtsprechung, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

Dieses umfassende FAQ zum Verpflegungsmehraufwand kann Ihnen bei der Geltendmachung und dem Verständnis Ihrer steuerlichen Möglichkeiten behilflich sein. Dennoch ist die steuerliche Beratung eines qualifizierten Rechtsanwalts oder Steuerberaters in vielen Fällen unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Aspekte richtig berücksichtigt werden.