Aufbewahrungsfristen im Personalwesen: Dokumentenverwaltung

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalunterlagen ist für Unternehmen in vielerlei Hinsicht unerlässlich. Sie stellt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, sondern ermöglicht auch eine effektive Überprüfung von Unterlagen bei internen oder externen Audits.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den rechtlich relevanten Aufbewahrungspflichten im Personalwesen, den verschiedenen gesetzlichen Grundlagen für Aufbewahrungsfristen und diskutieren darüber hinaus Best Practices für die Dokumentenverwaltung im Unternehmen.

Unser Fokus liegt dabei auf den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und Rahmenbedingungen in der Aufbewahrung von Personalunterlagen.

Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Bevor wir uns mit den genauen Fristen beschäftigen, möchten wir zunächst einen Überblick über die gesetzlichen Grundlagen geben, die für die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen relevant sind. Es gibt verschiedene Gesetze und Verordnungen, die einen Einfluss auf die Aufbewahrungsfristen haben. Dazu gehören unter anderem:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• Aufzeichnungsverordnung (ArbZG)
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
• Sozialgesetzbuch (SGB)
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stehen in engem Zusammenhang mit der Notwendigkeit, bestimmte Unterlagen im Rahmen von Betriebsprüfungen, Steuerprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen vorzulegen. In vielen Fällen sieht der Gesetzgeber vor, dass die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente erst nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen oder bei Beendigung von Rechtsbeziehungen endet. Dabei können unterschiedliche Vorschriften zur Anwendung kommen, je nachdem, um welche Art von Unterlagen es sich handelt.

Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen

Die Fristen für die Aufbewahrung von Personalunterlagen variieren je nach Dokumentart, gesetzlicher Grundlage und unter Umständen sogar innerhalb einzelner Bundesländer. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für häufig anzutreffende Personalunterlagen:

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Nach § 257 HGB, § 195 BGB und § 147 AO sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Lohnkontoauszüge und -nachweise für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Dies umfasst auch alle zur Lohnabrechnung relevanten Unterlagen wie beispielsweise Überstunden- oder Urlaubskarten und Arbeitsverträge. Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnungen erstellt wurden.

Sozialversicherungsdokumente

Sozialversicherungsunterlagen sind ebenfalls für 10 Jahre aufzubewahren. Dazu zählen insbesondere Rentenversicherungsunterlagen, Unfallversicherungsdokumente, Krankenkassenbeitragsnachweise sowie Bescheinigungen über den Arbeitslohn bei geringfügiger Beschäftigung (Minijobs).

Personalakten

Personalakten und -unterlagen, die nicht unter die vorgenannten Kategorien fallen, unterliegen in der Regel den zivilrechtlichen Verjährungsfristen gemäß § 195 BGB und sind somit nach 3 Jahren aufzubewahren. Allerdings empfiehlt es sich aus Gründen der Nachweisbarkeit von Leistungsbewertungen oder abgeschlossenen Personalmaßnahmen, diese Unterlagen im Regelfall mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

Für bestimmte Unterlagen können längere Fristen gelten, etwa bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Rahmen von Entgeltfortzahlungen (6 Jahre) oder bei Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge (30 Jahre).

Steuer- und Finanzunterlagen

Steuerrelevante Unterlagen wie Lohnsteuertabellen, Lohnsteueranmeldungen oder Umsatzsteuererklärungen sind gemäß § 147 AO ebenfalls für 10 Jahre aufzubewahren.

Betriebsratsunterlagen

Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Betriebsratstätigkeit entstanden sind, unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sollten jedoch mindestens für die Dauer einer Betriebsratsperiode aufbewahrt werden. Das betrifft beispielsweise Protokolle, Wahlen oder Abstimmungen.

FAQs zu Aufbewahrungsfristen im Personalwesen

Im Folgenden beantworten wir einige häufig gestellte Fragen in Bezug auf Aufbewahrungsfristen im Personalwesen:

Gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen für gedruckte und elektronische Dokumente?

Grundsätzlich gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen für gedruckte (papiergebundene) und elektronische Dokumente. Wichtig ist jedoch, dass elektronische Dokumente in einer Form gespeichert werden, die den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.

Dies bedeutet unter anderem, dass die Dokumente unverändert, vollständig und jederzeit verfügbar sein müssen.

Ist es erlaubt, Personalunterlagen vorzeitig aufzubewahren oder aufzubewahren, wenn keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht?

Es ist erlaubt, Personalunterlagen auch ohne gesetzliche Verpflichtung oder über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren. Jedoch ist dabei immer auf den Datenschutz zu achten und zu prüfen, ob eine längere Aufbewahrung mit dem Datenschutzrecht und insbesondere der DSGVO vereinbar ist.

Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden?

Die Nichtbeachtung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann zu verschiedenen Sanktionen führen, sowohl im Zivil- als auch im Steuer- und Sozialrecht. Mögliche Konsequenzen sind unter anderem Bußgelder, Strafen oder der Verlust von Steuerprivilegien. Zudem kann die fehlende Verfügbarkeit von Personalunterlagen im Rahmen von Betriebs- oder Steuerprüfungen zu Nachteilen führen, beispielsweise durch Schätzungen von Umsätzen oder Sozialversicherungsbeiträgen.

Müssen Aufbewahrungsfristen auch bei selbstständigen Auftragnehmern und Freelancern beachtet werden?

Auch bei der Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmern und Freelancern müssen bestimmte Unterlagen, insbesondere solche mit steuerlicher Relevanz, aufbewahrt werden. In der Regel gelten hier die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Arbeitnehmerunterlagen. Es empfiehlt sich daher, auch bei der Zusammenarbeit mit Externen auf eine sorgfältige Dokumentation und Einhaltung der Aufbewahrungspflichten zu achten.

Aufbewahrungsfristen im Personalwesen: Das Fazit

Die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Personalwesen ist von großer Bedeutung für Unternehmen, um eine rechtssichere Dokumentation und Verwaltung von Personalunterlagen zu gewährleisten. Eine strukturierte und lückenlose Organisation dieser Unterlagen unter Berücksichtigung der unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen und Fristen ist entscheidend, um finanziellen und datenschutzrechtlichen Risiken vorzubeugen.

Passende Aufbewahrungsrichtlinien und -prozesse sowie die regelmäßige Überprüfung der Einhaltung helfen dabei, den Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Integrität des Unternehmens zu bewahren.