Außenprüfung: Ablauf, rechtliche Vorgaben und Praxisbeispiele

Wenn Unternehmen von einer Außenprüfung hören, löst dies oft eine Vielzahl von Emotionen aus. Manchmal ist es Angst vor dem Unbekannten, manchmal schlicht Sorge um die eigenen Daten und Dokumente. Doch eine Außenprüfung ist ein wesentliches Instrument der Finanzbehörden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der steuerlichen Angaben eines Unternehmens zu überprüfen. Ein umfassender Überblick über den Ablauf, rechtliche Hintergründe und praxisnahe Beispiele hilft Unternehmen, sich besser vorzubereiten und möglichen Schwierigkeiten gelassen entgegenzutreten. So wird klar, dass eine sorgfältige Vorbereitung und eine korrekte Buchführung die Voraussetzungen sind, um einer Außenprüfung mit Ruhe zu begegnen.

Was ist eine Außenprüfung?

Die Außenprüfung, oft auch Betriebsprüfung genannt, ist eine Maßnahme der Finanzbehörden, um zu überprüfen, ob ein Steuerpflichtiger seinen steuerlichen Verpflichtungen korrekt nachgekommen ist. Hierbei können alle steuerlichen Sachverhalte ins Visier genommen werden, die für die Festsetzung, Erhebung und Verwaltung von Steuern von Bedeutung sind.

Grundsätzlich dienen Außenprüfungen dazu:

• die Einhaltung steuerlicher Pflichten zu überwachen
• mögliche steuerliche Unregelmäßigkeiten aufzudecken
• die Grundlage für die künftige Besteuerung zu schaffen

Die rechtlichen Grundlagen der Außenprüfung finden sich vor allem in der Abgabenordnung (AO). Insbesondere das Gesetz über die Durchführung einer Außenprüfung nach § 193 ff. AO regelt die Bedingungen und den Ablauf einer solchen Prüfung.

Wann kommt es zu einer Außenprüfung?

In der Praxis ist nicht jedes Unternehmen automatisch von Außenprüfungen betroffen. Verschiedene Kriterien entscheiden darüber, ob und wann eine Betriebsprüfung durchgeführt wird:

• Größe des Unternehmens: Größere Unternehmen werden häufiger geprüft als kleinere.
• Branchenzugehörigkeit: In bestimmten Branchen, etwa bei Bargeschäften, sind Außenprüfungen häufiger.
• Fehleranfälligkeit: Unternehmen mit nachweisbaren Unregelmäßigkeiten in der Buchführung ziehen schneller eine Prüfung nach sich.
• Zufallsprüfungen: Auch nach dem Zufallsprinzip kann das Finanzamt Prüfungen anordnen.

Rechtliche Rahmenbedingungen der Außenprüfung

Das Steuerrecht gibt dem Finanzamt weitreichende Befugnisse zur Durchführung einer Außenprüfung. Diese basieren vor allem auf den §§ 193 bis 207 der Abgabenordnung (AO). Hier sind die wesentlichen Bestimmungen:

• § 193 AO: Allgemeine Vorschriften über die Außenprüfung
• § 194 AO: Prüfungsort und Prüfungszeit
• § 195 AO: Prüfungsanordnung und deren Inhalt
• § 196 AO: Prüfungsbeginn
• § 197 AO: Prüfungshandlungen
• § 198 AO: Auskunftspflichten des Steuerpflichtigen
• § 199 AO: Verwertung der Prüfungsergebnisse

Die Anordnung der Prüfung erfolgt durch das zuständige Finanzamt und muss den Steuerpflichtigen darüber informieren, wann und wo die Prüfung stattfindet sowie welche Steuerarten und welche Prüfungszeiträume betroffen sind. Zugleich wird ein Prüfungsleiter bestimmt.

Die Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung stellt den formellen Beginn der Außenprüfung dar. Sie enthält Informationen zu:

• den zu prüfenden Steuerarten, beispielsweise Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer
• den Prüfungszeiträumen
• dem Prüfungsort
• der Prüfungsleitung
• den Rechten und Pflichten des Steuerpflichtigen

Die Prüfungsanordnung muss mindestens zwei Wochen vor dem Prüfungsbeginn zugestellt werden (§ 196 AO), damit der Steuerpflichtige ausreichend Zeit zur Vorbereitung hat. Die Frist kann sich verlängern, wenn Engelsdienste (z.B. Buchhalter) in Anspruch genommen werden müssen.

Der Ablauf einer Außenprüfung

Die Außenprüfung erfolgt in mehreren Phasen. Jede Phase ist entscheidend für den reibungslosen Verlauf der Prüfung:

Vorbereitung auf die Prüfung

Mit Erhalt der Prüfungsanordnung sind einige vorbereitende Maßnahmen notwendig:

• Überprüfung der Anordnung: Ist die Anordnung korrekt? Wurde der Prüfungszeitraum korrekt festgelegt?
• Sammlung relevanter Unterlagen: Sämtliche steuerrelevanten Dokumente (Rechnungen, Belege, Verträge) müssen griffbereit sein.
• Kontaktaufnahme mit dem Steuerberater: Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist wichtig, um alle relevanten Fragen und Unklarheiten zu klären.

Prüfungsbeginn

Der Beginn der Prüfung markiert den ersten Kontakt zwischen dem Prüfer und dem Steuerpflichtigen vor Ort. Es folgt eine Einleitungsbesprechung:

• Vorstellung des Prüfers
• Erläuterung des weiteren Vorgehens
• Festlegung der Arbeitsgrundlagen

Während der Prüfung hat der Steuerpflichtige die Verpflichtung, die angeforderten Unterlagen bereitzustellen und dem Prüfer Zugang zu gewähren. Dies umfasst auch elektronische Daten, sofern diese für die Untersuchung notwendig sind.

Durchführung der Prüfung

Die eigentliche Prüfung erfolgt in mehreren Schritten:

• Dokumentenprüfung: Der Prüfer durchforstet die Buchhaltungsunterlagen, Konten und Bilanzen nach Unregelmäßigkeiten.
• Interview und Fragen: Der Prüfer stellt Fragen zu den dokumentierten Sachverhalten und zur betrieblichen Situation.
• Nachforderung von Unterlagen: Bei Bedarf fordert der Prüfer zusätzliche Dokumente oder Erläuterungen an.

Während der Prüfung kann es zu sogenannten BP-Feststellungen (Betriebsprüfungsfeststellungen) kommen, die bestimmte Auffälligkeiten in der Buchführung oder steuerliche Unregelmäßigkeiten dokumentieren.

Abschluss der Prüfung

Am Ende der Prüfung erfolgt eine Schlussbesprechung, bei der alle wesentlichen Ergebnisse zusammengefasst und dem Steuerpflichtigen mitgeteilt werden:

• Erläuterung der Prüfungsergebnisse: Der Prüfer geht auf die wesentlichen Feststellungen ein und stellt diese dar.
• Mögliche Konsequenzen: Auswirkungen der Feststellungen auf die Steuerlast werden diskutiert.
• Stellungnahme des Steuerpflichtigen: Der Steuerpflichtige hat die Möglichkeit, zu den Feststellungen Stellung zu nehmen und eventuelle Einwendungen vorzubringen.

Nach der Schlussbesprechung wird ein Prüfungsbericht erstellt, der die Ergebnisse der Prüfung zusammenfasst. Darauf basierend erstellt das Finanzamt dann einen Steuerbescheid, der die endgültige Steuerlast festlegt.

Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen während der Außenprüfung

Während einer Außenprüfung hat der Steuerpflichtige sowohl Rechte als auch Pflichten. Diese sind im Wesentlichen in der AO geregelt:

Rechte des Steuerpflichtigen

• Recht auf Akteneinsicht: Der Steuerpflichtige hat das Recht, in die Unterlagen und Akten Einsicht zu nehmen, die der Prüfer bei der Prüfung verwendet (§ 147 AO).
• Recht auf rechtliches Gehör: Vor der Feststellung steuerlicher Tatsachen muss der Steuerpflichtige angehört werden (§ 91 AO).
• Recht auf Beistand: Der Steuerpflichtige darf sich während der Prüfung durch einen Steuerberater oder einen anderen Beistand vertreten lassen (§ 199 AO).

Pflichten des Steuerpflichtigen

• Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, bei der Prüfung mitzuwirken und alle erforderlichen Unterlagen bereitzustellen (§ 200 AO).
• Aufbewahrungspflicht: Alle steuerlich relevanten Unterlagen sind für eine vorgeschriebene Zeit (in der Regel zehn Jahre) aufzubewahren (§ 147 AO).
• Offenlegungspflicht: Der Steuerpflichtige muss sämtliche Tatsachen offenlegen, die für die Ermittlung der Steuerlast von Bedeutung sind (§ 90 AO).

Worauf sollten Unternehmen besonders achten?

Wenn eine Außenprüfung bevorsteht, gibt es einige wesentliche Punkte, auf die sich Unternehmen besonders vorbereiten sollten:

Buchführung und Dokumentation

Die Buchführung muss sorgfältig und korrekt geführt werden. Das bedeutet:

• Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und richtig dokumentiert sein.
• Rechnungen und Belege müssen ordnungsgemäß und nachvollziehbar abgelegt sein.
• Elektronische Daten müssen korrekt und vollständig archiviert werden.

Steuerliche Regelungen und Vorgaben

In der Praxis neigen Unternehmen dazu, bestimmte steuerliche Regelungen misszuverstehen oder falsch anzuwenden. Daher ist es wichtig:

• Die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften sicherzustellen.
• Sich regelmäßig über Änderungen und Neuregelungen im Steuerrecht zu informieren.
• Rechtzeitig auf gesetzliche Vorgaben zu reagieren und ggfs. fachkundigen Rat einzuholen.

Kommunikation mit dem Finanzamt

Eine offene und transparente Kommunikation mit den Prüfern kann den Ablauf der Prüfung erleichtern. Es ist wichtig:

• Kooperativ und sachlich auf Anfragen des Prüfers zu reagieren.
• Fehlende Unterlagen schnellstmöglich nachzureichen.
• Fragen und Unklarheiten direkt zu klären.

So bereiten Sie sich optimal auf eine Außenprüfung vor

Um optimal auf eine Außenprüfung vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen einige wichtige Schritte beachten:

• Führen Sie Ihre Buchführung stets gewissenhaft und vollständig.
• Halten Sie alle steuerrelevanten Unterlagen griffbereit und archivieren Sie diese ordnungsgemäß.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den relevanten steuerlichen Vorgaben und Prozessen.
• Nutzen Sie die Expertise eines Steuerberaters, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Vorgaben erfüllt werden.
• Reagieren Sie auf Anfragen des Finanzamts zeitnah und kooperativ.

Checkliste für die betriebliche Vorbereitung auf eine Außenprüfung

Eine strukturierte Checkliste hilft Ihnen, alle notwendigen Schritte zur Vorbereitung auf eine Außenprüfung zu berücksichtigen:

• Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle Buchungsunterlagen vollständig und lückenlos vorhanden sind.
• Belege: Prüfen Sie, ob alle Rechnungen, Quittungen und Belege ordnungsgemäß abgeheftet und zugeordnet sind.
• Elektronische Daten: Sorgen Sie dafür, dass elektronische Daten vollständig und nachvollziehbar archiviert sind.
• Steuerberater: Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu Ihrem Steuerberater auf und informieren Sie diesen über die bevorstehende Prüfung.
• Prüfungsanordnung: Überprüfen Sie die Prüfungsanordnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den relevanten steuerlichen Vorgaben.
• Kommunikation: Reagieren Sie auf Anfragen des Prüfers zeitnah und transparent.

Häufig gestellte Fragen zur Außenprüfung

Wie lange dauert eine Außenprüfung in der Regel?

Die Dauer einer Außenprüfung hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Größe und der Komplexität des Unternehmens sowie vom Zeitraum und den Steuerarten, die geprüft werden. Durchschnittlich dauert eine Betriebsprüfung zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten.

Welche Rechte habe ich während einer Außenprüfung?

Während einer Außenprüfung haben Sie das Recht auf Einsicht in die Prüfungsunterlagen, das rechtliche Gehör und die Unterstützung durch einen Beistand (in der Regel einen Steuerberater). Außerdem müssen Sie sämtliche relevanten Unterlagen bereitstellen und auf Fragen des Prüfers antworten.

Kann ich gegen die Ergebnisse einer Außenprüfung Einspruch erheben?

Ja, gegen die Feststellungen der Außenprüfung können Sie formell Einspruch einlegen. Der Einspruch muss innerhalb eines Monats nach Zugang des Steuerbescheids erfolgen. Es empfiehlt sich, den Einspruch sachlich zu begründen und ggfs. mit Unterstützung eines Steuerberaters vorzubereiten.

Fazit: Außenprüfung als Werkzeug zur Steuersicherung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Außenprüfung zwar ein einschneidendes Ereignis sein kann, aber mit der richtigen Vorbereitung und einer ordnungsgemäßen Buchführung lassen sich mögliche Probleme und Überraschungen minimieren. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, eine transparente Kommunikation mit dem Finanzamt und die sorgfältige Dokumentation aller steuerlich relevanten Vorgänge sind dabei essenziell. Durch die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben und der oben genannten Checkliste können Unternehmen einer Außenprüfung ruhig entgegensehen und diese als Chance zur Optimierung und Sicherung ihrer steuerlichen Pflichten betrachten.