Background-Check Bewerber: Was ist als Arbeitgeber erlaubt?

Background-Check Bewerber: Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ist es für Arbeitgeber von großer Bedeutung, die richtige Person für ihr Unternehmen zu finden. Schließlich möchte man sicherstellen, dass der oder die Neue die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften für die jeweilige Position mitbringt.

Um potenzielle Risiken wie Fehlverhalten oder andere Probleme zu minimieren, die sich aus der Einstellung einer ungeeigneten Person ergeben könnten, greifen viele Arbeitgeber zu Background-Checks bei Bewerbern. Dabei stellt sich jedoch die Frage, welche Informationen sie rechtlich einholen dürfen und welche nicht. Dieser Blog-Beitrag widmet sich genau diesem Thema und informiert darüber, wie Unternehmen erfolgreich und rechtlich sicher Background-Checks durchführen können.

Inhaltsverzeichnis:

1. Warum ist ein Background-Check bei Bewerbern wichtig?
2. Rechtlicher Rahmen: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
3. Erlaubte Verfahren und Informationsquellen des Background-Checks
4. Wie weit darf der Background-Check gehen?
5. Datenschutzrechtliche Grenzen bei der Durchführung von Background-Checks
6. Praxisbeispiele und Fallstricke
7. Empfehlungen und Checklisten für Arbeitgeber
8. Erfolg im Background-Check: Die letzte Etappe

Warum ist ein Background-Check bei Bewerbern wichtig?

Ein Background-Check von Bewerbern ist deshalb wichtig, weil er Arbeitgebern dabei hilft, das Risiko von Fehlentscheidungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu reduzieren. Die Prüfung der persönlichen, beruflichen und rechtlichen Hintergründe eines Bewerbers kann dazu beitragen, dessen Eignung und Vertrauenswürdigkeit für eine bestimmte Position besser einzuschätzen.

Das wiederum trägt zur finanziellen und rechtlichen Absicherung eines Unternehmens bei, vor allem, wenn es um Stellen mit besonderer Verantwortung oder Zugang zu sensiblen Informationen geht.

Rechtlicher Rahmen: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Bei der Durchführung von Background-Checks müssen Arbeitgeber den rechtlichen Rahmen beachten, der sich vornehmlich aus den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ergibt. Die DSGVO schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und regelt den freien Verkehr solcher Daten in der Europäischen Union.

Im deutschen Recht legt das BDSG zusätzliche Anforderungen und Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest, die speziell für Deutschland gelten. Da Background-Checks naturgemäß personenbezogene Daten von Bewerbern betreffen, sind diese Gesetze für Arbeitgeber von besonderer Bedeutung.

Erlaubte Verfahren und Informationsquellen des Background-Checks

Es gibt verschiedene Verfahren und Informationsquellen, die Arbeitgeber nutzen können, um Background-Checks durchzuführen. Hierzu zählen unter anderem:

• Die Überprüfung der im Lebenslauf angegebenen beruflichen Stationen, zum Beispiel durch Kontaktaufnahme mit ehemaligen Arbeitgebern
• Die Überprüfung von Zeugnissen und Zertifikaten
• Die Einholung von Referenzen bei ehemaligen Arbeitgebern oder Kollegen
• Die Prüfung öffentlich zugänglicher Informationen, beispielsweise aus Presseberichten, Veröffentlichungen oder sozialen Netzwerken
• Die Durchführung von erweiterten Sicherheitsüberprüfungen, wenn dies für die betreffende Position zwingend erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel bei Beschäftigungen im sicherheitsrelevanten Bereich oder bei der Betreuung von schutzbedürftigen Personen)

Es ist jedoch zu beachten, dass nicht alle Verfahren und Informationsquellen für jeden Bewerber und jede Position gleichermaßen geeignet oder zulässig sind.

Wie weit darf der Background-Check gehen?

Beim Background-Check von Bewerbern müssen Arbeitgeber bestimmte Grenzen einhalten, um rechtlichen Konflikten vorzubeugen. Hierbei spielt insbesondere das Gebot der Datensparsamkeit eine Rolle, wonach nicht mehr Informationen eingeholt werden sollen, als für die jeweilige Zweckbestimmung erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Maßgeblich für die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Relevanz der betreffenden Informationen für die konkrete Position und deren Erfordernisse sowie die berechtigten Interessen des Arbeitgebers an der Überprüfung.

In der Regel sollten Background-Checks sich auf Aspekte konzentrieren, die direkt mit der jeweiligen Stelle in Zusammenhang stehen, wie etwa:

• Berufliche Qualifikationen und Erfahrungen
• Rechtliche Voraussetzungen für die Ausübung der Tätigkeit (zum Beispiel Führerscheine, Berufszulassungen)
• Zeugnisse und Zertifikate
• Referenzen von früheren Arbeitgebern und Kollegen

Der Einblick in persönliche Aspekte, etwa die finanzielle Situation, die Gesundheit oder das Privatleben des Bewerbers, ist dagegen in der Regel unzulässig und kann zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen, sofern es keine gesetzlichen Ausnahmeregelungen gibt oder keine ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers vorliegt.

Datenschutzrechtliche Grenzen bei der Durchführung von Background-Checks

Bei der Durchführung von Background-Checks sind Arbeitgeber datenschutzrechtlichen Anforderungen unterworfen, die sich insbesondere aus der DSGVO und dem BDSG ergeben. Dies betrifft unter anderem die folgenden Punkte:

• Transparenz: Arbeitgeber müssen Bewerber darüber informieren, dass ein Background-Check durchgeführt wird und welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden. Dazu gehört auch die Angabe von Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Unternehmens, falls vorhanden (Art. 13 DSGVO).
• Rechtsgrundlage: Einer der in Art. 6 DSGVO genannten Gründe muss die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtfertigen, z. B. die Einwilligung des Bewerbers oder die Erforderlichkeit der verarbeiteten Informationen für die Erfüllung eines Vertrages bzw. für vorvertragliche Maßnahmen (wie das Bewerbungsverfahren).
• Speicherdauer: Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als dies für den Zweck ihrer Verarbeitung bzw. zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
• Betroffenenrechte: Bewerber haben das Recht auf Information, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 ff. DSGVO).

Praxisbeispiele und Fallstricke

Im Folgenden werden einige Beispiele und Szenarien erläutert, die bei der Durchführung von Background-Checks Relevant sein können und aufzeigen, wo Arbeitgeber rechtliche Grenzen beachten müssen:

Praxisbeispiel 1: Die Überprüfung von Informationen in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Instagram ist grundsätzlich zulässig, sofern diese öffentlich zugänglich sind. Allerdings darf der Arbeitgeber nicht automatisch davon ausgehen, dass der Bewerber tatsächlich der Urheber dieser Informationen ist. Zudem sollte der Arbeitgeber auch hier nur solche Informationen verwenden, die einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle aufweisen.

Praxisbeispiel 2: Die Anforderung eines Führungszeugnisses sollte in der Regel nur dann erfolgen, wenn dies aus Gründen der Sicherheit oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist, beispielsweise bei der Betreuung von Kindern oder der Arbeit im Sicherheitsbereich.

Praxisbeispiel 3: Eine Kredit- oder Schufa-Auskunft darf nur bei berechtigtem Interesse des Arbeitgebers eingeholt werden und im Allgemeinen ist dies bei einer Bewerbung nicht zulässig. Ausnahmen können bei Stellen mit besonderer finanzieller Verantwortung (z. B. Buchhaltung oder Unternehmensführung) oder bei Zugang zu sensiblen finanziellen Informationen bestehen.

Empfehlungen und Checklisten für Arbeitgeber

Um einen rechtlich complianten und erfolgreichen Background-Check bei Bewerbern durchzuführen, sollten Arbeitgeber folgende Empfehlungen und Checklisten beachten:

• Definieren Sie im Vorfeld, welche Informationen für die jeweilige Position relevant sind, und beschränken Sie den Background-Check auf diese Aspekte.
• Informieren Sie Bewerber transparent über die Durchführung von Background-Checks und die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
• Stellen Sie sicher, dass die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegeben ist (z. B. Einwilligung des Bewerbers oder Erforderlichkeit für vorvertragliche Maßnahmen).
• Beachten Sie datenschutzrechtliche Vorgaben wie Speicherdauer, Rechte der Betroffenen und das Gebot der Datensparsamkeit.
• Verwenden Sie ausschließlich verlässliche und zulässige Informationsquellen für den Background-Check (z. B. öffentlich zugängliche Informationen, Referenzen). Ziehen Sie dabei auch den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu Rate.

Erfolg im Background-Check: Die letzte Etappe

Ein Background-Check von Bewerbern kann für Arbeitgeber zum Schutz ihres Unternehmens vor Fehlentscheidungen bei der Personalwahl sinnvoll und notwendig sein. Dabei müssen jedoch die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz, beachtet werden.

Mit einer sorgfältigen Planung, unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und mit Fokus auf relevante Informationen können Arbeitgeber erfolgreich und sicher Background-Checks bei Bewerbern durchführen.