Datenlöschung: Informationen zur Datenvernichtung

In der digitalen Ära wächst die Menge an gespeicherten Daten exponentiell an, und Unternehmen sind zunehmend darauf angewiesen, sowohl ihre eigenen vertraulichen Daten als auch persönliche Informationen ihrer Kunden und Mitarbeiter zu schützen. In diesem Zusammenhang hat die Datenlöschung – das gesetzeskonforme und dauerhafte Entfernen von gespeicherten Informationen – erhebliche Bedeutung erlangt. Dieser Blog-Beitrag soll ein umfassender und detaillierter Leitfaden zur rechtlichen Situation und den besten Praktiken zur Datenlöschung sein und dabei helfen, das Bewusstsein für den Schutz von Daten im Rahmen der rechtlichen und technischen Anforderungen zu stärken.

Inhalt

• Grundlagen des Datenschutzes und der Datenlöschung
• Gesetzesvorgaben zur Datenlöschung
• Methoden der Datenlöschung und ihre Sicherheit
• Best Practices zur Datenlöschung
• FAQs zur Datenlöschung

Grundlagen des Datenschutzes und der Datenlöschung

Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie hat zu einer erheblichen Zunahme an gespeicherten Daten geführt. Diese Daten können sowohl „personenbezogene Daten“ als auch „betriebsinterne Daten“ sein. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, und betriebsinterne Daten umfassen unter anderem Geschäftspläne, Finanzinformationen und betriebliche Abläufe. Beide Arten von Daten unterliegen strengen rechtlichen Bestimmungen und müssen mit größter Sorgfalt behandelt werden, um Datenschutz und -sicherheit zu gewährleisten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Datenlöschung.

Der Begriff „Datenlöschung“ bezieht sich auf den vollständigen und dauerhaften Prozess der Entfernung von gespeicherten Daten, sodass sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Dieser Prozess kann auf verschiedenen Arten erfolgen, wie beispielsweise durch physische Zerstörung von Speichergeräten, Überschreiben der Daten oder Entmagnetisierung. Jede Methode weist unterschiedliche Sicherheitsniveaus auf und erfordert unterschiedliche Vorgehensweisen.

Gesetzesvorgaben zur Datenlöschung

In verschiedenen Rechtsordnungen sind unterschiedliche Gesetze und Vorschriften zur Datenlöschung und zum Datenschutz anzuwenden. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Regelungen vorgestellt, die innerhalb der Europäischen Union gelten.

Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO ist das zentrale Datenschutzgesetz innerhalb der EU. Sie schafft einheitliche Regelungen für die Erhebung, Verarbeitung und Löschung von personenbezogenen Daten. In Bezug auf die Datenlöschung sind folgende Artikel besonders relevant:

• Artikel 17 – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben das Recht, die Löschung der Daten zu verlangen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Eine dieser Bedingungen ist, dass die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Unternehmen müssen in der Lage sein, Löschungsanforderungen zeitnah und effektiv zu bearbeiten, um den Anforderungen des Artikels 17 gerecht zu werden.
• Artikel 25 – Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Unternehmen sind verpflichtet, von Anfang an technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Dies umfasst auch die korrekte Handhabung von Datenlöschung und -vernichtung.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Für Deutschland ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) das nationale Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Es konkretisiert und ergänzt die Vorschriften der DSGVO, insbesondere in Bezug auf die Rechte von Betroffenen und die Pflichten von verantwortlichen Stellen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. In Bezug auf die Datenlöschung schreibt das BDSG eine Löschungspflicht vor, wenn Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder die Speicherung der Daten unrechtmäßig war (§ 40 BDSG).

Methoden der Datenlöschung und ihre Sicherheit

Es gibt verschiedene Methoden, um Daten dauerhaft und gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu löschen. Die folgenden Techniken sind am häufigsten:

Softwarebasierte Datenlöschung

Softwarebasierte Datenlöschverfahren sind Prozesse, bei denen Daten auf Speichergeräten durch Überschreiben mit neuen Daten dauerhaft entfernt werden. Es gibt verschiedene Algorithmen und Standards, wie beispielsweise den Gutmann-Standard, DoD 5220.22M oder VSITR, die unterschiedliche Anzahl von Überschreibvorgängen und Muster vorschreiben. Softwarebasierte Methoden sind kostengünstig und einfach durchzuführen, allerdings bergen sie das Risiko, dass Datenspuren aufgrund von Fehlern oder Beschädigungen der Speichergeräte zurückbleiben.

Degaussing

Degaussing bezieht sich auf die Entmagnetisierung von magnetischen Datenträgern wie Festplatten oder Magnetbändern. Dabei wird ein starker Magnet verwendet, um das magnetische Feld der Datenträger zu neutralisieren und damit die darauf gespeicherten Daten dauerhaft zu löschen. Diese Methode ist effektiv und schnell, kann jedoch nur bei magnetischen Speichergeräten eingesetzt werden. Zudem erfordert Degaussing spezielle Ausrüstung und Know-how.

Physische Zerstörung

Die physische Zerstörung von Datenträgern beinhaltet Verfahren wie das Zerkleinern, Schreddern, Bohren oder Schmelzen, um die Struktur der Datenträger dauerhaft zu zerstören und damit die darauf gespeicherten Daten unlesbar zu machen. Diese Methode garantiert eine hohe Sicherheit und das endgültige Entfernen der Daten. Allerdings ist die physische Zerstörung kostenintensiver, umweltschädlich und für bestimmte Speichergeräte ungeeignet, da sie anschließend nicht mehr verwendbar sind.

Best Practices zur Datenlöschung

Um datenschutzkonforme und effektive Datenlöschverfahren zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Best Practices befolgen:

• Entwickeln Sie eine klare und umfassende Richtlinie zur Datenlöschung, die den gesetzlichen Vorschriften und den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den grundlegenden Datenschutzprinzipien und den spezifischen Anforderungen und Verfahren der Datenlöschung.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Audits Ihrer Datenlöschpraktiken und -prozesse durch, um die Einhaltung der Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
• Arbeiten Sie mit vertrauenswürdigen und zertifizierten Partnern zusammen, um professionelle Dienstleistungen zur Datenlöschung für sensible und kritische Daten in Anspruch zu nehmen.
• Implementieren Sie aussagekräftige Protokollierungs- und Dokumentationsprozesse für Ihre Datenlöschaktivitäten, um bei Bedarf Nachweise über die ordnungsgemäße Datenlöschung erbringen zu können.

FAQs zur Datenlöschung

Die gängigsten Fragen und Antworten haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt.

Kann gelöschte Daten teilweise oder vollständig wiederhergestellt werden?

Die Wiederherstellbarkeit von gelöschten Daten hängt von der angewendeten Löschmethode ab. Bei unsachgemäßer oder unvollständiger Datenlöschung besteht die Möglichkeit, dass Daten teilweise oder sogar vollständig wiederhergestellt werden können. Dies kann entweder durch spezialisierte Software oder professionelle Dienstleister für Datenrettung erfolgen. Daher ist es unerlässlich, datenschutzkonforme und effektive Methoden zur Datenlöschung zu verwenden, um das Risiko einer Wiederherstellung zu minimieren.

Wie sieht der Prozess der Datenlöschung in der Praxis aus?

Ein gut durchdachter und umgesetzter Prozess der Datenlöschung sollte folgende Schritte beinhalten:

1. Identifizierung der zu löschenden Daten.
2. Auswahl der geeigneten Löschmethode entsprechend den Datenschutzvorschriften und internen Richtlinien.
3. Durchführung der Datenlöschung unter Anwendung bewährter Verfahren und Techniken.
4. Dokumentation des Löschvorgangs, um die Einhaltung der Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen nachweisen zu können.
5. Überprüfung der Wirksamkeit der Datenlöschung, z.B. durch regelmäßige Audits oder Tests.

Wie oft sollten Daten gelöscht werden?

Die Häufigkeit der Datenlöschung hängt von der Art der gespeicherten Daten und den Anforderungen des Unternehmens ab. Eine regelmäßige und systematische Datenlöschung sollte jedoch Teil der allgemeinen Datenschutzstrategie eines Unternehmens sein. Hierbei sollte eine risikobasierte Herangehensweise entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und den betrieblichen Anforderungen verfolgt werden.

Wie kann man sicherstellen, dass Daten auf einem verlorenen oder gestohlenen Gerät vollständig gelöscht wurden?

Um die Sicherheit von Daten auf verlorenen oder gestohlenen Geräten zu gewährleisten, sollten Unternehmen präventive Maßnahmen wie Verschlüsselung, Passwort-Schutz und Fernlöschungsfunktionen implementieren. Dies ermöglicht es, Daten aus der Ferne zu löschen, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird und reduziert das Risiko von Datenlecks und Sicherheitsverletzungen.

Kann persönliche Daten auf Social-Media-Plattformen gelöscht werden?

In den meisten Fällen ist es möglich, persönliche Daten auf Social-Media-Plattformen zu löschen, indem man die entsprechenden Funktionen und Einstellungen in den Nutzerkonten verwendet. Allerdings sollten Nutzer sich darüber im Klaren sein, dass einige Plattformen möglicherweise Kopien oder Backups der Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren und dass es schwierig oder gar unmöglich sein kann, Daten vollständig zu entfernen, die von anderen Nutzern geteilt oder weiterverbreitet wurden.

Abschließende Worte

In der heutigen digitalen Welt ist die Datenlöschung eine entscheidende Komponente für einen wirksamen Datenschutz. Eine sorgfältige Beachtung der rechtlichen Grundlagen, eine Kenntnis der unterschiedlichen Löschmethoden und deren Sicherheit sowie die Anwendung von Best Practices in Bezug auf die Datenlöschung sind entscheidend für den Schutz von persönlichen Informationen und betriebsinternen Daten. Indem sie sich dieser Verantwortung stellen und die entsprechenden Maßnahmen umsetzen, können Unternehmen und Einzelpersonen sich auf eine sichere digitale Zukunft einstellen.