Personalakte: Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern & -gebern

Die Personalakte ist ein zentrales Element im Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Sie enthält alle relevanten Informationen und Dokumente, die im Laufe der Beschäftigung entstehen.

In diesem umfassenden Blog-Beitrag werden wir die rechtlichen Grundlagen der Akte, die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern sowie häufig gestellte Fragen rund um das Thema erörtern. Dabei werden wir uns auf die geltenden Gesetze in Deutschland beziehen.

Inhalt der Personalakte

Die Personalakte enthält alle Informationen und Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevant sind. Dazu gehören unter anderem:

• Personalbogen mit persönlichen Daten des Arbeitnehmers
• Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
• Arbeitsvertrag und etwaige Nachträge oder Änderungsvereinbarungen
• Beurteilungen und Zeugnisse
• Protokolle von Mitarbeitergesprächen
• Dokumentation von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Urlaubsanträge und -genehmigungen
• Krankmeldungen und ärztliche Atteste
• Abmahnungen und Kündigungen
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Sozialversicherungsnachweise
• Steuerliche Unterlagen
• Dokumentation von Sondervereinbarungen (z. B. Dienstwagen, Betriebsrente)

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, welche Dokumente genau in einer Personalakte enthalten sein müssen. Der Inhalt der Personalakte sollte jedoch immer den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und der Erforderlichkeit entsprechen. Das bedeutet, dass in der Personalakte nur solche Informationen und Dokumente gespeichert werden sollten, die für das Arbeitsverhältnis relevant und notwendig sind.

Rechtliche Grundlagen der Personalakte

Die rechtlichen Grundlagen sind in Deutschland im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Diese Gesetze enthalten Vorschriften zum Datenschutz und zur Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung bei der Verwaltung von Personalakten.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das BDSG regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche und nicht-öffentliche Stellen. Die Vorschriften des BDSG gelten auch für die Verwaltung von Personalakten. Das BDSG schreibt unter anderem vor, dass personenbezogene Daten nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder der Betroffene eingewilligt hat. Zudem müssen die Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich sein.

Die Verarbeitung von Daten in der Personalakte muss den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit entsprechen. Das bedeutet, dass möglichst wenig personenbezogene Daten gespeichert werden sollten und diese nur solange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

Arbeitgeber sind zudem verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten in der Personalakte zu gewährleisten.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Das BetrVG regelt die Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung, also des Betriebsrats, bei der Verwaltung von Personalakten. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dieses Mitbestimmungsrecht umfasst auch die Verwaltung von Personalakten, insbesondere wenn diese elektronisch geführt werden.

Der Betriebsrat hat zudem ein Informationsrecht hinsichtlich der Grundsätze, nach denen Personalakten geführt und verwaltet werden. Diese Grundsätze müssen vom Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam vereinbart werden.

Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern

Im Zusammenhang mit der Personalakte ergeben sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verschiedene Rechte und Pflichten. In den folgenden Abschnitten werden wir diese im Detail erläutern.

Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers

Arbeitnehmer haben folgende Rechte und Pflichten:

• Einsichtsrecht: Gemäß § 83 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Dieses Recht kann vom Arbeitnehmer jederzeit während der Arbeitszeit ausgeübt werden, ohne dass dadurch Nachteile entstehen dürfen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme behilflich zu sein.
• Recht auf Berichtigung: Wenn der Arbeitnehmer feststellt, dass in seiner Personalakte unrichtige oder unvollständige Informationen gespeichert sind, hat er das Recht, die Berichtigung oder Ergänzung dieser Informationen zu verlangen. Dieses Recht ergibt sich aus § 34 BDSG.
• Recht auf Löschung: Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Löschung von Informationen in seiner Personalakte zu verlangen, wenn diese nicht mehr erforderlich sind oder die Speicherung unzulässig ist. Dieses Recht ergibt sich aus § 35 BDSG.
• Widerspruchsrecht: Der Arbeitnehmer hat das Recht, der Verarbeitung seiner Daten in der Personalakte zu widersprechen, wenn er hierfür besondere Gründe geltend machen kann, die seine persönlichen Interessen überwiegen. Dieses Recht ergibt sich aus § 36 BDSG.
• Pflicht zur Mitwirkung: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, bei der Erstellung und Verwaltung seiner Personalakte mitzuwirken, indem er beispielsweise erforderliche Dokumente und Informationen zur Verfügung stellt.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber haben folgende Rechte und Pflichten:

• Recht auf Erstellung und Verwaltung der Personalakte: Der Arbeitgeber hat das Recht, die Personalakte zu erstellen und zu verwalten, um seine arbeitsrechtlichen Pflichten erfüllen zu können. Dieses Recht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Vorschriften.
• Pflicht zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Vorschriften des BDSG und anderer datenschutzrechtlicher Vorschriften einzuhalten, insbesondere die Grundsätze der Datenvermeidung, Datensparsamkeit und Datensicherheit.
• Pflicht zur Gewährung des Einsichtsrechts: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen Einsicht in seine Personalakte zu gewähren und ihm bei der Einsichtnahme behilflich zu sein.
• Pflicht zur Berichtigung, Ergänzung oder Löschung von Informationen: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Verlangen des Arbeitnehmers unrichtige oder unvollständige Informationen in der Personalakte zu berichtigen oder zu ergänzen bzw. nicht mehr erforderliche oder unzulässig gespeicherte Informationen zu löschen.
• Pflicht zur Beachtung des Widerspruchsrechts: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Widerspruch des Arbeitnehmers gegen die Verarbeitung seiner Daten in der Personalakte zu beachten, wenn der Arbeitnehmer hierfür besondere Gründe geltend machen kann, die seine persönlichen Interessen überwiegen.
• Pflicht zur Mitbestimmung des Betriebsrats: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zur Verwaltung von Personalakten zu beteiligen und die Grundsätze der Personalaktenführung gemeinsam mit dem Betriebsrat zu vereinbaren.

Elektronische Personalakte

Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden Personalakten zunehmend elektronisch geführt. Die elektronische Akte bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile, wie zum Beispiel eine einfachere Verwaltung, schnellere Zugriffsmöglichkeiten und eine höhere Transparenz. Jedoch sind auch bei der elektronischen Personalakte die datenschutzrechtlichen Vorschriften und die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu beachten.

Die elektronische Akte sollte den folgenden Anforderungen entsprechen:

• Datensicherheit: Die elektronische Personalakte sollte vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Manipulation geschützt werden. Dazu gehören unter anderem die Vergabe von Zugriffsrechten, die Verschlüsselung von Daten und die regelmäßige Sicherung von Daten.
• Einsichtsrecht des Arbeitnehmers: Der Arbeitnehmer sollte auch bei einer elektronischen Personalakte jederzeit Einsicht in seine gespeicherten Daten und Dokumente nehmen können. Der Arbeitgeber kann dafür beispielsweise ein Online-Portal oder einen speziellen Arbeitsplatzrechner einrichten.
• Archivierung und Löschung von Daten: Bei der elektronischen Personalakte sollten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet und die Daten nach Ablauf dieser Fristen gelöscht werden.
• Mitbestimmung des Betriebsrats: Bei der Einführung und Anwendung einer elektronischen Personalakte ist der Betriebsrat zu beteiligen, insbesondere hinsichtlich der Auswahl und Gestaltung der technischen Einrichtungen.

Die Bedeutung der Abmahnung in der Personalakte

Die Bewahrung einer Abmahnung in der Personalakte hat mehrere Funktionen. Sie dient als Nachweis des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers, als Grundlage für weitere disziplinarische Maßnahmen und als Dokument, auf das sich der Arbeitgeber bei zukünftigen Entscheidungen über den Arbeitnehmer beziehen kann.

Das Vorhandensein einer Abmahnung in der Personalakte eines Arbeitnehmers kann dessen Karrieremöglichkeiten stark beeinträchtigen und das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber belasten.

Gründe für die Entfernung einer Abmahnung

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann. Ein paar davon umfassen:

• Die Abmahnung war von Anfang an ungerechtfertigt
• Das Verhalten des Arbeitnehmers hat sich nach der Abmahnung zum Positiven gewandelt
• Die Abmahnung ist alt und nicht mehr relevant für die aktuelle Arbeitssituation
• Die Abmahnung wurde ausgesprochen, aber der Arbeitnehmer hat erfolgreich Widerspruch eingelegt

Der Prozess der Entfernung einer Abmahnung

Nachdem wir die Gründe verstanden haben, wann eine Abmahnung entfernt werden kann, schauen wir uns nun den Prozess an. In der Regel gibt es zwei Schritte zur Entfernung einer Abmahnung:

• Antrag des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber oder vor Gericht
• Entscheidung des Arbeitgebers oder des Gerichts über den Antrag

Erst wenn beide Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, wird die Abmahnung aus der Personalakte des Arbeitnehmers entfernt.

FAQs zur Personalakte

Nachfolgend die häufigsten Fragen für Sie auf einen Blick.

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Es gibt keine gesetzliche Regelung, die eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorschreibt. Allerdings ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente und Informationen in der Personalakte. Beispiele für solche Aufbewahrungsfristen sind:

• Sechs Jahre für Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen (§ 147 AO)
• Mindestens fünf Jahre für Unterlagen zur Arbeitszeitdokumentation (§ 16 ArbZG)
• Mindestens zwei Jahre für Unterlagen zum Mindestlohn (§ 17 MiLoG)
• Mindestens drei Jahre für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (§ 109 SGB V)

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sollten die betreffenden Dokumente und Informationen aus der Personalakte entfernt und ordnungsgemäß vernichtet werden.

Darf der Arbeitgeber ohne Zustimmung des Arbeitnehmers Informationen in der Personalakte speichern?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Informationen in der Personalakte speichern, wenn dies für das Arbeitsverhältnis erforderlich und gesetzlich erlaubt ist oder der Arbeitnehmer eingewilligt hat. Einige Informationen, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag, die Bewerbungsunterlagen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sind für das Arbeitsverhältnis unerlässlich und können daher ohne Zustimmung des Arbeitnehmers gespeichert werden. Andere Informationen, wie beispielsweise Beurteilungen oder Protokolle von Mitarbeitergesprächen, sollten nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers in der Personalakte gespeichert werden.

Was passiert mit der Personalakte, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird?

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte der Arbeitgeber sie weiterhin aufbewahren, um eventuelle Nachfragen oder Ansprüche des ehemaligen Arbeitnehmers oder Dritter (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzamt) bearbeiten zu können. Die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumente und Informationen in der Personalakte gelten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sollten die betreffenden Dokumente und Informationen aus der Personalakte entfernt und ordnungsgemäß vernichtet werden.

Dürfen Arbeitnehmer eigene Dokumente oder Stellungnahmen in der Personalakte ablegen?

Arbeitnehmer haben das Recht, eigene Dokumente oder Stellungnahmen in ihrer Personalakte abzulegen, insbesondere wenn diese für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder zur Wahrung ihrer Rechte dienen. Beispiele für solche Dokumente oder Stellungnahmen sind:

• Eigene Beurteilungen oder Leistungsnachweise
• Stellungnahmen zu Abmahnungen oder Kündigungen
• Widersprüche gegen unzulässige oder unrichtige Informationen in der Personalakte

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Dokumente oder Stellungnahmen in der Personalakte aufzunehmen und bei der Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer oder Dritte (z. B. Betriebsrat, Personalratsmitglied) zugänglich zu machen.

Dürfen Arbeitnehmer eine Kopie ihrer Personalakte anfertigen?

Der Arbeitnehmer hat das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen und sich bei der Einsichtnahme Notizen zu machen. Das Anfertigen von Kopien ist jedoch nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. In der Praxis ist es üblich, dass Arbeitnehmer Kopien von einzelnen Dokumenten oder Informationen aus ihrer Personalakte anfertigen dürfen, insbesondere wenn diese für die Wahrung ihrer Rechte erforderlich sind (z. B. bei Streitigkeiten über Arbeitszeugnisse, Abmahnungen oder Kündigungen).

Es empfiehlt sich, in einer Betriebsvereinbarung oder einer Dienstvereinbarung Regelungen zur Anfertigung von Kopien aus der Personalakte zu treffen, um Rechtsunsicherheiten und Streitigkeiten zu vermeiden.

Fazit

Die Personalakte ist ein zentrales Element im Arbeitsverhältnis und enthält alle relevanten Informationen und Dokumente, die im Laufe der Beschäftigung entstehen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben Rechte und Pflichten, die aus dem Arbeitsvertrag, dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Betriebsverfassungsgesetz abgeleitet werden können.

Bei der Verwaltung sollten die datenschutzrechtlichen Vorschriften, die Mitbestimmung des Betriebsrats und die Interessen des Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Bei der Einführung und Anwendung einer elektronischen Personalakte sind insbesondere die Anforderungen an Datensicherheit, Einsichtsrecht und Archivierung von Daten zu beachten.