Reisekostenabrechnung: Was man beachten muss

Die Reisekostenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des beruflichen Alltags vieler Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Ob es sich um eine Geschäftsreise, einen Messebesuch oder eine Außendiensttätigkeit handelt, die korrekte Abrechnung der Reisekosten ist entscheidend für eine reibungslose Kostenerstattung und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten müssen, welche gesetzlichen Grundlagen dabei gelten und erhalten praktische Tipps sowie eine Checkliste für eine erfolgreiche Abrechnung.

Einführung in die Reisekostenabrechnung

Reisekosten entstehen immer dann, wenn Arbeitnehmer beruflich bedingt von ihrem regelmäßigen Arbeitsort abwesend sind. Diese Kosten können vom Arbeitgeber erstattet werden und beinhalten in der Regel Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und sonstige Nebenkosten. Für eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung ist es wichtig, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die geltenden gesetzlichen Regelungen und internen Richtlinien kennen und einhalten.

Fahrtkosten: Abrechnung und Nachweis

Die Fahrtkosten stellen häufig einen der größten Posten in der Reisekostenabrechnung dar. Sie umfassen sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Fortbewegung auf Dienstreisen stehen. Hierzu zählen insbesondere:

• Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, U-Bahn)
• Kilometerpauschalen für die Nutzung des privaten Pkw
• Tankkosten bei Mietwagen oder Firmenfahrzeugen
• Taxikosten
• Flugtickets

Während bei den öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Flug meist der Ticketpreis als Nachweis ausreichend ist, erfordert die Nutzung eines privaten Pkw die Angabe der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Hierbei wird in der Regel eine Kilometersatzpauschale verwendet, die vom Finanzamt jährlich festgelegt wird. Aktuell beträgt diese Pauschale 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Es ist wichtig, die Fahrtstrecke genau zu dokumentieren und gegebenenfalls Zwischenstopps aufzulisten.

Verpflegungspauschalen: Steuerliche Vorgaben und Abrechnung

Die Verpflegungskosten auf Dienstreisen können durch sogenannte Verpflegungspauschalen erstattet werden. Diese Pauschalen sind steuerlich festgelegt und unterscheiden sich je nach Dauer und Ort der Abwesenheit. Die aktuellen Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen sehen wie folgt aus:

• Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro

Für Auslandsreisen gelten je nach Zielland unterschiedliche Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert werden. Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten kann, sofern die Abwesenheitszeiten korrekt dokumentiert sind.

Übernachtungskosten: Belegpflicht und steuerliche Aspekte

Übernachtungskosten entstehen bei Dienstreisen, die über mehrere Tage gehen und eine Übernachtung erforderlich machen. Diese Kosten können ebenfalls vom Arbeitgeber erstattet werden, müssen jedoch durch entsprechende Belege, wie Hotelrechnungen oder Mietvertrag für eine Ferienwohnung, nachgewiesen werden. Steuerlich können diese Kosten entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal geltend gemacht werden. Die Pauschale für Übernachtungen im Inland beträgt derzeit 20 Euro pro Nacht.

Sonstige Nebenkosten: Was wird erstattet?

Neben den klassischen Reisekosten fallen häufig auch weitere Nebenkosten an, die im Rahmen der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden können. Hierzu zählen beispielsweise:

• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Gepäckaufbewahrung
• Telefonkosten
• Kosten für beruflich notwendige Bewirtungen

Auch hier ist es wichtig, sämtliche Ausgaben durch entsprechende Belege zu dokumentieren, um eine steuerlich korrekte Abrechnung zu ermöglichen.

Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenabrechnung

Die gesetzliche Grundlage für die Reisekostenabrechnung bildet das Einkommensteuergesetz (EStG) sowie die zugehörigen Verwaltungsvorschriften. Hier sind die Bedingungen und Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten geregelt. Wichtig ist insbesondere die Einhaltung der geforderten Nachweispflichten sowie die genaue Dokumentation der Abwesenheitszeiten und Reisezwecke.

Konkrete gesetzliche Regelungen umfassen:

• § 9 Abs. 4a EStG – Steuerliche Berücksichtigung der Doppelten Haushaltsführung
• § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG – Steuerfreier Ersatz von Verpflegungsmehraufwand
• §§ 3 Nr. 13 und 16 EStG – Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber

Tipps für eine erfolgreiche Reisekostenabrechnung

Eine erfolgreiche Reisekostenabrechnung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Dokumentation. Nachfolgend einige Tipps, die Ihnen helfen können, Fehler zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Abrechnung zu gewährleisten:

• Führen Sie ein Reisekosten-Tagebuch, in dem Sie alle relevanten Informationen zu den Dienstreisen festhalten (Abfahrtszeit, Ankunftszeit, Reisezweck, etc.).
• Sammeln Sie alle Belege und stellen Sie sicher, dass diese vollständig und gut leserlich sind. Dazu gehören Flug- und Bahntickets, Hotelrechnungen, Tankquittungen, etc.
• Nutzen Sie elektronische Tools oder Softwarelösungen zur Unterstützung der Reisekostenabrechnung. Diese erleichtern die Dokumentation und Berechnung erheblich.
• Prüfen Sie regelmäßig die aktuellen Pauschalen und gesetzlichen Vorgaben, um sicherzustellen, dass Ihre Abrechnungen stets den neuesten Regeln entsprechen.
• Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Arbeitgeber über die internen Richtlinien und Vorgaben zur Reisekostenabrechnung. Klare Absprachen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Checkliste für die Reisekostenabrechnung

Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Punkte bei Ihrer Reisekostenabrechnung berücksichtigen, haben wir eine praktische Checkliste erstellt:

• Vor der Reise:
  • Plausibilität und Genehmigung der Reise prüfen
  • Notwendige Reisedokumente und Reisezweck festhalten
• Während der Reise:
  • Sämtliche Belege sammeln und aufbewahren
  • Abwesenheitszeiten genau dokumentieren
• Nach der Reise:
  • Alle Belege sortieren und auf Vollständigkeit prüfen
  • Reisekostenformular ausfüllen und detaillierte Angaben machen
  • Reisekostenabrechnung zeitnah einreichen

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Zum Abschluss möchten wir noch einige häufig gestellte Fragen zur Reisekostenabrechnung beantworten:

**Welche Fristen gelten für die Einreichung der Reisekostenabrechnung?**

In der Regel sollten Sie Ihre Reisekostenabrechnung zeitnah nach Abschluss der Dienstreise einreichen. Manche Unternehmen haben spezifische Fristen, wie zum Beispiel innerhalb von 14 Tagen. Es empfiehlt sich, die internen Regelungen Ihres Arbeitgebers zu kennen und diese einzuhalten.

**Was passiert, wenn ich keine Belege mehr habe?**

Ohne Belege können Sie in der Regel keine Erstattung der Kosten verlangen. Sollten Belege verloren gehen, sollten Sie versuchen, Ersatznachweise zu besorgen, wie Kreditkartenabrechnungen oder Buchungsbestätigungen. Besprechen Sie den Sachverhalt auch mit Ihrem Arbeitgeber, um eine Lösung zu finden.

**Können auch Reisekosten für externe Tagungen und Schulungen abgerechnet werden?**

Ja, auch Reisekosten für die Teilnahme an beruflich notwendigen Tagungen, Seminaren und Schulungen können abgerechnet werden. Wichtig ist, dass der berufliche Zusammenhang klar erkennbar ist.

Zusammenfassung und Ausblick

Eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung ist entscheidend für die Erstattung der Auslagen und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Durch sorgfältige Dokumentation, das Sammeln aller relevanten Belege und die Nutzung aktueller Pauschalen und gesetzlicher Regelungen können Missverständnisse vermieden und eine reibungslose Abrechnung gewährleistet werden. Mit den in diesem Beitrag gegebenen Hinweisen und der praktischen Checkliste sind Sie gut gerüstet, um Ihre Reisekostenabrechnung erfolgreich zu erstellen und einzureichen. Durch kontinuierliche Information über aktuelle Entwicklungen und regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Arbeitgeber bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand und vermeiden Unstimmigkeiten bei der Abrechnung Ihrer Reisekosten.