Die rechtliche Basis für Newsletter: Ein Überblick über das Newsletterrecht

Newsletter sind für Unternehmen ein effektives und kostengünstiges Mittel, um interessierte Kunden und Partner regelmäßig über Neuigkeiten, Sonderangebote und Veranstaltungen zu informieren.

Doch im digitalen Zeitalter sind auch diese Marketinginstrumente von einer Reihe von Rechtsvorschriften betroffen. Ein Verstoß gegen geltendes Recht kann empfindliche Strafen und eine Schädigung des Unternehmensrufs nach sich ziehen.

In diesem detaillierten Blog-Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Newsletterrecht und die rechtlichen Anforderungen, die Sie bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern unbedingt beachten sollten.

Inhalt:

• 1. Rechtliche Grundlagen für den Versand von Newslettern
• 2. Einwilligung des Empfängers
• 3. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Newsletterversand
• 4. Impressumspflicht
• 5. Widerrufsrecht
• 6. Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Rechtliche Grundlagen für den Versand von Newslettern

Für den rechtssicheren Versand von Newslettern sind verschiedene Gesetze und Vorschriften relevant. Im Folgenden sind die wichtigsten Normen und deren konkrete Anforderungen an den Versand von Newslettern aufgeführt:

• Telemediengesetz (TMG): Das TMG reguliert die allgemeinen Anforderungen an die Informationspflichten von Anbietern elektronischer Informations- und Kommunikationsdienste sowie die Pflicht zur Einrichtung eines Impressums. Es kommt beim Versand von Newslettern insbesondere dann zur Anwendung, wenn die Newsletter als elektronische Informationssysteme zur individuellen Nutzung auf Abruf bereitgestellt werden, z. B. per E-Mail oder über eine Website.
• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG): Das UWG definiert die verbotene kommerzielle Kommunikation als unzulässige geschäftliche Handlung und erlegt insbesondere für die Werbung per Telefon, E-Mail oder SMS einen besonderen Schutz der Empfänger auf. Beim Versand von Newslettern sind sowohl die allgemeinen als auch die besonderen Regeln des UWG beachten. Dazu zählt auch, dass Empfänger nicht ohne ihre ausdrückliche Einwilligung mit Newslettern belästigt werden dürfen.
• Datenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Die Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. E-Mail-Adressen von Newsletter-Empfängern) unterliegt den Regeln des BDSG und der DSGVO. Diese fordern unter anderem, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung solcher Daten zulässig sein müssen, der Empfänger über die Verwendung seiner Daten umfassend informiert wird und er sein Einverständnis dazu erklären muss (sogenannte „informierte Einwilligung“). Darüber hinaus sieht das Datenschutzrecht vor, dass Anbieter von Newslettern technische und organisatorische Vorkehrungen treffen müssen, um den Schutz der personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Einwilligung des Empfängers

Ein zentraler Punkt im detaillierten Newsletterrecht ist die Einwilligung des Empfängers.

Jeder Empfänger eines Newsletters muss grundsätzlich seine Einwilligung (Opt-in) zum Erhalt desselben erklären. Das Opt-in bedeutet, dass der Empfänger ausdrücklich zustimmt, den Newsletter erhalten zu wollen. Geschieht dies nicht, gilt der Versand als unzulässige und eventuell kostenpflichtige Werbung.

Ein gängiges und rechtlich einwandfreies Verfahren zur Erteilung der Einwilligung ist das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren:

• Der Empfänger füllt ein Online-Formular aus, in dem er seine E-Mail-Adresse angibt und in die Verwendung dieser Adresse zum Zwecke der Zusendung des Newsletters einwilligt.
• Der Anbieter des Newsletters sendet daraufhin eine automatisierte Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail-Adresse.
• Der Empfänger muss durch einen Klick auf einen Bestätigungslink in der E-Mail signalisieren, dass er den Newsletter tatsächlich abonnieren will. Erst dann wird er in den Verteiler aufgenommen.
• Wird der Bestätigungslink nicht geklickt, gilt die Einwilligung als nicht erteilt und der Anbieter darf keine weiteren Newsletter an die betreffende E-Mail-Adresse versenden.

Dieses Verfahren stellt sicher, dass niemand ungewollt oder durch missbräuchliche Verwendung seiner E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen wird.

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Newsletterversand

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat die rechtlichen Anforderungen an den Versand von Newslettern weiter verschärft. Auch Anbieter aus Nicht-EU-Ländern, die Newsletter an EU-Bürger versenden, müssen die Vorgaben der DSGVO beachten.

Neben der Einwilligung des Empfängers sind insbesondere die folgenden Aspekte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Newsletter-Empfängern zu beachten:

• Informationspflichten: Anbieter von Newslettern sind verpflichtet, den Empfänger über die Verarbeitung seiner Daten und seine Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung zu informieren. Die Information muss in leicht verständlicher Sprache erfolgen und sollte in der Bestätigungsemail und den Newsletter selbst zu finden sein.
• Datenschutzerklärung: Unternehmen müssen auf ihrer Internetseite eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, die über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung aufklärt. Dies betrifft auch den Einsatz von Tracking-Tools, wie etwa Google Analytics.
• Recht auf Widerruf: Empfänger von Newslettern haben das Recht, ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten jederzeit zu widerrufen. Hierzu sollten Newsletter-Anbieter am Ende des Newsletters einen entsprechenden Abbestell-Link („Unsubscribe“ oder „Austragen“) anbringen.
• Auftragsverarbeitung: Sofern ein Newsletter-Anbieter die Verarbeitung personenbezogener Daten an einen externen Dienstleister auslagert (z. B. an einen E-Mail-Marketing-Dienstleister), muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Dienstleister geschlossen werden.
• Datenschutzbeauftragter: Je nach Größe und Datenschutzrelevanz des Newsletter-Versandes kann nach der DSGVO die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtend sein.

Impressumspflicht

Nicht nur für Webseiten, sondern auch für Newsletter gilt die Pflicht zur Anbringung eines Impressums nach § 5 TMG. Dieses muss den Verantwortlichen des Newsletters namentlich und mit ladungsfähiger Anschrift führen. Folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:

• Name und Anschrift des Anbieters, bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform und die vertretungsberechtigten Personen
• Kontaktmöglichkeiten, z. B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden
• Handelsregister-Nr., falls vorhanden

Ein Muster-Impressum könnte also wie folgt aussehen:

  Max Mustermann GmbH
  Mustermannstraße 1
  12345 Musterstadt
  Telefon: 01234 / 56789
  Telefax: 01234 / 56789
  E-Mail: info@musterfirma.de

  Geschäftsführer: Max Mustermann
  Handelsregister: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
  USt-IdNr.: DE123456789

Das Impressum muss so in den Newsletter eingebunden werden, dass es leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar ist.

Widerrufsrecht

Wie zuvor erwähnt, hat jeder Empfänger eines Newsletters nach der DSGVO das Recht, seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten jederzeit zu widerrufen. Der Newsletter-Anbieter ist verpflichtet, den Empfängern diese Möglichkeit deutlich und einfach zugänglich zu machen. Im Falle eines Widerrufs durch den Empfänger müssen alle personenbezogenen Daten des Empfängers unverzüglich und vollständig gelöscht werden.

Empfehlenswert ist die Einbindung eines Abbestell-Links, auch in der Fußzeile oder im Impressum des Newsletters, mit entsprechendem Hinweis, wie etwa „Um sich von diesem Newsletter abzumelden, klicken Sie bitte hier.“ Durch Anklicken dieses Links sollte der Empfänger automatisch und ohne weitere Hürden aus der Datenbank entfernt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Im Folgenden werden einige häufig gestellte Fragen rund um die rechtlichen Anforderungen beim Versand von Newslettern beantwortet:

Dürfen Newsletter an bestehende Kunden ohne Einwilligung versendet werden?

Grundsätzlich ist die Zustimmung des Empfängers für den Versand von Newslettern erforderlich. Eine Ausnahme von dieser Regel ist jedoch der Versand von Newslettern an Bestandskunden, sofern die im TMG aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind und der Empfänger nicht widersprochen hat. Zum Schutz des Unternehmens ist es jedoch ratsam, auch von Bestandskunden eine Einwilligung einzuholen.

Darf ein Unternehmen für den Versand von Newslettern personenbezogene Daten von Empfängern an Dritte weitergeben?

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten von Newsletter-Empfängern an Dritte ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, der Empfänger hat ausdrücklich eingewilligt oder die Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen sollten hierbei besonders vorsichtig vorgehen und keinesfalls personenbezogene Daten ohne Zustimmung des Betroffenen weitergeben.

Gibt es einen Unterschied zwischen der Versendung von Newslettern an Verbraucher und Unternehmen?

Grundsätzlich gelten dieselben Voraussetzungen für den Versand von Newslettern an Verbraucher und Unternehmen. Bei der Zusendung an Geschäftskunden (B2B) ist es jedoch in Einzelfällen denkbar, dass eine „mutmaßliche Einwilligung“ ausreicht. Dies ist jedoch eine rechtlich sehr unsichere Ausnahme und sollte im Zweifel nicht angewendet werden.

Was sind die rechtlichen Risiken bei Verstößen gegen das Newsletterrecht?

Verstöße gegen die rechtlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern können sowohl wettbewerbsrechtliche als auch datenschutzrechtliche Konsequenzen haben. Dies kann zu Abmahnungen von Wettbewerbern, Unterlassungserklärungen oder auch Bußgeldern führen, die im Einzelfall sehr hoch ausfallen können. Daher ist es wichtig, sich strikt an die rechtlichen Bestimmungen zu halten.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Newsletterrecht-konform ist?

Die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen kann durch eine umfassende Beratung und Analyse durch spezialisierte Rechtsanwälte sichergestellt werden. Sie können Ihre Newsletter, Datenschutzerklärungen und Einwilligungserklärungen auf Rechtskonformität prüfen lassen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Fazit

Der Versand von Newslettern ist ein effektives Marketinginstrument, das jedoch einer Vielzahl von rechtlichen Vorgaben unterliegt. Die Einhaltung der Bestimmungen des TMG, UWG, BDSG und der DSGVO ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Durch die Beachtung der dargelegten Anforderungen – wie die Einwilligung der Empfänger, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Impressumspflicht – können Newsletter rechtssicher gestaltet und versendet werden. Bei Unsicherheiten kann es empfehlenswert sein, eine spezialisierte Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.